Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 2. szám - G. Vass István–Sárközi János–Tilcsik György: Az önkormányzati levéltárak 1992–1996 közötti tevékenységéről készült szakfelügyelői jelentések összegző értékelése / 29–40. o.

II. A levéltári működés alapjául szolgáló nyilvántartások A nyilvántartásokkal kapcsolatban általában kiemelendő, hogy a levéltáros szakmában elvileg ugyan létezik egységes norma- és követelményrendszer, de ennek gyakorlati alkalmazásában komoly hiányok tapasztalhatók. A nyilvántartások vezetésének szükségességét csak elvétve kérdőjelezik meg, mégis a szakmailag jó hírűnek mondott levéltárak némelyikében is nagy az elbizonytalanodás ezen a téren. Ezért sürgető feladat a szakmai konszenzus megteremtése az általánosan vezetendő nyilvántartásokról, elhagyva a célszerűtlennek vagy feleslegesnek minősülő formákat. A számítástechnika elterjedésére építve, megfelelő szoftverek kidolgozásával el kell jutni odáig, hogy mind a gyűjtőterületi, mind a belső nyilvántartásban csak egy-egy adatállományt kelljen folyamatosan karbantartani, s ezekből valamennyi szükséges adatot le lehessen kérdezni, ül. szervenként/fondonként/állagonként a szükséges adatokat papírra is ki lehessen nyomtatni, s azt a feltétlenül tovább vezetendő alapnyilvántartásokba (szervdosszié, belső fonddosszié) el lehessen helyezni. Ugyancsak fontos követelmény ezzel az integrált nyilvántartással szemben, hogy az egyes levéltári statisztikák elkészítését támogassa, s így alulról építkezve jussunk el a levéltárak valóságos viszonyait tükröző statisztikai összegzésekhez. 1. Gyűjtőterület A gyűjtőterületi munkában zavart okozott a kormányzati-önkormányzati szférának a gazdasági, ill. civil szférától való különválasztása. A levéltárosok többségét ez a helyzet felkészületlenül érte, amit tetézett az is, hogy még évekig az 1969. évi 27. sz. tvr, ill. annak végrehajtási utasítása volt hatályban, noha a gyűjtőterületre vonatkozó paragrafusait alig vagy egyáltalán nem lehetett alkalmazni. De sok esetben még ma, a levéltári törvény elfogadása után három évvel is tapasztalhatunk bizonytalanságot és értetlenséget a levéltárosok körében — az illetékességi körbe tartozó szerveknek a gyűjtőterületen működő egyéb szervektől való megkülönböztetése és a feladatok ennek megfelelő súlypontozása terén. A gyűjtőterületi nyilvántartások vezetésének egyes helyeken történt elbizonytalanodásához, esetenkénti szétzilálódásához a gazdaságban zajló gyors ütemű változások is hozzájárultak. Ezért is kell az e területtel és a civil szféra egyéb szerveivel összefüggésben jelentkező munkát határozottan elkülöníteni a köziratokat „termelő" szervekkel kapcsolatos feladatoktól - azon túlmenően, hogy a törvény ez utóbbit határozza meg a levéltárak alapfeladataként. A fondtörzslapot általánosan nem használják, a szervnyilvántartó lapot — csekély kivételtől eltekintve - nem vezetik. A külső fonddossziékat a levéltárak többségében felfektették, karbantartásuk azonban esetleges. A gyűjtőterületi munkát segítő nyilvántartások közül mindenképpen meg kell maradnia - mégpedig hagyományos, papíralapú formájában - a külső fonddossziénak, amely egyes negatív tapasztalatok ellenére is meghonosodottnak és általánosan használtnak tekinthető. Szükséges azonban, hogy vezetésének módja és a benne őrzött dokumentáció tovább egységesüljön és használatuk stabilizálódjon: minimális követelmény a szerv alapvető adatait, ill. annak változásait tükröző adatlap vezetése, az ellenőrzések és egyéb látogatások dokumentumainak kronologikus lerakása, a szerv működésére és iratkezelésére vonatkozó szabályzatok, a selejtezési jegyzőkönyvek elhelyezése, a szerv irattárában található iratanyag (esetleg jogelődök iratanyaga) mennyiségének és évkörének időről-időre történtő felmérése stb. Enélkül az 35