Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 2. szám - G. Vass István–Sárközi János–Tilcsik György: Az önkormányzati levéltárak 1992–1996 közötti tevékenységéről készült szakfelügyelői jelentések összegző értékelése / 29–40. o.

következtében a levéltárak, a levéltári tevékenység ismertségi indexe jelentősen nőtt a társadalomban, ugyanakkor a szakma presztízse szinte alig emelkedett, érdekérvényesítő képessége továbbra is rendkívül gyenge. I. A levéltári működés szervezeti, személyi és tárgyi feltételei 1. Szervezeti és személyi feltételek a-b) A megyei (fővárosi) és a városi levéltárak szervezeti felépítése a helyi adottságokhoz és működési feltételekhez alkalmazkodik; általában - ritka kivételtől eltekintve - különböző szervezeti egységekre tagolódnak, amelyek között megtalálható a fióklevéltár, részleg, osztály, önálló telephely, külső raktár. Irányításuk centralizált, tevékenységüket egyszemélyi felelős vezető (igazgató, ül. a BFL esetében főigazgató) koordinálja. Már a rendszerváltást megelőzően is tapasztalható volt, azóta pedig jelentősen felerősödött az említett intézmények területi széttagolódása: gomba mód szaporodtak a külső raktárak, részlegek, telephelyek. A csődtörvényből, ill. a levéltári törvényből származó megnövekedett iratátvételi kötelezettség felkészületlenül érte a levéltárakat, amelyek lázasan kerestek új raktározási lehetőségeket, és látványos gyorsasággal kényszerültek bele a jövő szempontjából aggasztó „lehetőségek" elfogadásába, kialakítva ezzel azt a decentralizált szervezeti struktúrát, amely számos kedvezőtlen következményt rejt magában. Ezek közül kiemelkedik a megnövekedett intézményfenntartási költség, a munkaszervezési feladatok nehezebbé válása, az egyes szolgáltatások (pl. kutatói- és ügyfélszolgálat) lelassulása és megdrágulása. Félő, hogy ez a szervezeti széttagoltság - a továbbra is meglévő kényszerek és a megyei önkormányzatok ismert, kedvezőtlen anyagi helyzete miatt - a jövőben fokozódni fog, a levéltárak valós raktárfejlesztési igényét szükségmegoldásokkal, különböző okokból megüresedett helyiségek, épületek odaadásával elégítik ki. Ennek következményeként hosszú távra rögzülhet egy korszerűtlen és drága fenntartású levéltári szervezeti struktúra, amely sok szempontból meghatározhatja ezen intézmények jövőbeli mozgásterét, szakmai tevékenységének kereteit és súlypontját, jelentősen megnehezítheti az egységes levéltári informatikai rendszer/hálózat kiépítését, gátolva ezzel az együttműködést, az információk gyors cseréjét, valamint az országos és nemzetközi információs hálózatokba való bekapcsolódás esélyét. A levéltárak megoszlása területi-szervezeti decentralizáltság szerint, külön „egységnek" véve a fióklevéltárat, az önálló telephelyen működő osztályt vagy részleget és a külső raktárát is. Telephelyek száma 1 2 3 4 5 6 Levéltárak 3 6 4 4 4 3 A fenti táblázatból kitűnik, hogy a levéltárak 62,5%-a 3 és ennél több telephelyen, 45,8%-a 4, ill. ennél több telephelyen működik. c-d) A levéltárak jóváhagyott, érvényes SZMSZ-szel, munkaköri leírásokkal rendelkeznek, többségükben a feladatokat szervezetten megosztották a munkatársak között, referenciákat alakítottak ki. Megjegyzendő azonban, hogy a kislétszámú levéltárakban általában a „mindenki csinál mindent" elv érvényesül. 31