Levéltári Szemle, 47. (1997)

Levéltári Szemle, 47. (1997) 2. szám - KILÁTÓ - Körmendy Lajos: A Nemzetközi Levéltári Tanács XIII. kongresszusa, Peking, 1996. szeptember 1–7. / 39–47. o.

mítástechnikai anyag önállóan is megálló, statikus, főleg statisztikai jellegű adatbázisokból állt. A nyolcvanas évek közepétől gyökeres változások történtek az információs társadalomban és technológiában. Általánosan elterjedtek a relációs adatbázisok az egyetemeken, a kormányzatokban és az üzleti életben. A relációs rendszerek jellegzetessége volt, hogy napról-napra változtak, az adatok mellett szövegeket, képeket, hanganyagokat is integráltak a rendszerbe, és az iratok tulajdonképpen ezeknek szüntelen kombinációiból keletkeztek. A folyamatot felgyorsította a számítógépes hálózatok robbanászerű terjedése a kilencvenes években. A hálózati iratoknak nemcsak a változékonyság a jellegzetességük, hanem az is, hogy „nézetként" is létezhetnek, azaz a felhasználó szerkesztési utasításokkal különböző helyekről szedi össze az elemeit - arra az időre, amíg neki szükséges. Nem csoda, hogy többen föltették a kérdést: az irat fogalma egyáltalán létezik még? Komoly gondot jelent a hitelesség kérdése is: egy ilyen virtuális iratot mennyiben tekinthetünk hitelesnek? Cook szerint a modern proveniencia-elv megoldást kínál a problémákra. Ugyanis ha a hightech-retorikát lehámozzuk, akkor marad a kapcsolódásokkapcsolatok, azaz a kontextusok világa. Koncepcionálisan az elektronikus iratok közötti kapcsolatok (és ezek viszonya a létrehozó intézményhez/személyhez) nem különböznek a hagyományos iratok közötti kapcsolatoktól, a levéltárosnak pedig a feldolgozás során ezeket kell kibontania és leírnia. Stratégiai és taktikai szinten (a szerző kifejezése) viszont már nagy a különbség, és a levéltárosnak a hangsúlyt át kell helyeznie az iratok fizikai megőrzéséről a szellemi kontrollra, ami a különböző helyeken (számítógépeken) őrzött, hálózaton lehívható iratok távoli ellenőrzését és kezelését jelenti. íme a posztkusztodiális leváltár. Tanulmányának végén Cook ennek az új típusú levéltárnak a kihívásait és kulcskérdéseit foglalja össze. Az előbb ismerteiteken túl az érdekesebbek és fontosabbak a következők: - Mi tekinthető iratnak? Az (egész) adatbázis a szoftverrel együtt? Vagy az egyéni csoportosításban lekért információk együttese? - Az iratértékelés gyökeresen megváltozik. Mivel az iratok sorsa még keletkezésük előtt, a rendszer kialakításakor eldől, az értéklésnek a funkciókra és a tranzakciókra kell elsősorban irányulnia. - A proveniencia-elv átalakult. Mivel sok szervezeti egység, csoport közreműködhet egy irat létehozásában, az irategyüttesek általában már nem köthetők egy szervezeti egységhez. Aklasszikus levéltári leírás, amely az iratképző rendjén alapul, a fentiek miatt már nem tartható. A levéltári fond fogalmát is újra kell definiálni. Dávid Bearman amerikai levéltáros szintén figyelemreméltó tanulmányt írt a kongresszusra „Virtuális levéltár" címmel.

14 Referátuma kezdetén meghökkentő kijelentést tesz. „A következő évtizedben társadalmunkban a szervezeti iratok túlnyomó részét eletronikus úton hozzák létre vagy így továbbítják". Ezt követően kifejti azt az előbbiekben már ismertetett nézetet, hogy a hálózatok korában, amikor az iratok bármilyen, a rendszerbe bekötött számítógépről elérhetők, teljesen mindegy, hogy hol (melyik gépen) van az elektronikus irat. A jövőben a levéltár-raktár fogalmát felváltja a virtuális csomópont (node) koncepciója, ahol a lényeg a kontrollon van, mert ezen keresztül valósul meg az értékelés, az őrzési idő meghatározása és a hozzáférés. Ilyen lesz tehát a jövő levéltára, és Bearman szerint már most ki kellene dolgozni azokat a szabályokat és szabványokat, amelyek lehetővé tennék a viszonylag zökkenőmentes áttérést és olcsóbbá az új működését. A szerző két nagy akadályt lát a virtuális levéltár megvalósulásának útjában: egyrészt nincs meg az iratok kellő bizonyító ereje (hitelesség), más44