Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 1. szám - KILÁTÓ - Haraszti Viktor: A Magyar Országos Levéltár küldöttségének tapasztalatai Hollandiában / 57–62. o.

és ez — a korábbi évek irataival együtt — túl nagy terhet jelent irattáraik számára. Ugyanakkor az ügyvitelben már nem szükséges, történeti értékű iratok őrzése biztosítottabb a levéltárban, mint a szerveknél. Az új levéltári törvény rendelkezése nyomán mintegy 600 km terjedelmű iratanyagot (30 év iratai) kellene az Állami Levéltári Szolgálatnak átvenni, mikor a mai napig összesen 160 km iratanyagot őriz. Az iratértékelés hagyományos módszerével a 600 km iratanyagból megközelítőleg 200 km-nyi kerülne végleges levéltári őrizetbe. (A II. világháború előtti időkben a regisztratúra 30—40%-át őrizték meg.) Mivel még ez is óriási mennyiséget jelent, más megoldásokat kerestek. Elsőként az iratok mikrofilmezése jött szóba, de idő- és pénzigényes volta miatt nem tűnt célszerűnek. Megoldásként végül az iratértékelés új módszerének kidolgozását jelölték meg. A feladat megoldására az Állami Levéltári Szolgálat keretén belül 1991ben munkacsoportot hoztak létre, melynek működését tíz évre tervezték, 17 millió gulden költségvetési támogatással. Á munkacsoport a PIVOT (Project Invoering Verkorting Overbrengingstijd) nevet vette fel (Az átadási idő lerövidítése bevezetésének feladata). A munkacsoport levéltárosokból és az érintett állami szervek (minisztériumok) képviselőiből áll. Célja a rövidülő átadási idő következményeként jelentkező feladatok megoldása, az iratértékelés, a selejtezések ellenőrzése, az iratátadás és az átadandó iratok ellenőrzése (fizikai állapotra is kiterjedően), valamint a levéltáron belül az iratok tárolásának előkészítése, a jövőbeni raktári rend kialakítása. Az iratértékelés céljául tűzték ki, hogy egy állami szerven belül általában 5% legyen a végleges levéltári megőrzésre kerülő iratok köre. Mindehhez gyors értékelési eljárás, nagy léptékű selejtezés szükséges. Ezért az új módszer szerint az iratértékelés alapján nem az egyes dokumentumokat tekintik (mikroértékelés), hanem a betöltött állami feladatoknak az iratokban való lecsapódásának, megjelenésének szempontjait (makroértékelés), ami az iratképzőn belüli hatáskörökön, tevékenységi körökön alapul. A PIVOT módszer szerint az állami hivatalok tevékenységi köreinek, hatásköreinek rögzítése alkalmasabb alap az iratértékelésre, mint az egyenkénti értékelés. A módszerükkel értékelt iratokból megfelelően rekonstruálható mind az adott hivatal, mind az állami politika története, az állami levéltárügynek nem feladata a hivatalok minden papíranyagának megőrzése. A PIVOT program részletes ismertetése túlfeszítené jelen beszámoló kereteit, de magyar részről a jövőbeni együttműködésnek feltétlenül tovább tanulmányozandó területe kell hogy legyen. A holland fél szakszerűen összeállított programjavaslatának köszönhetően kisebb levéltárak munkájába is betekinthettünk. A 740 holland községi (városi) levéltárból 60 alkalmaz saját levéltárost, 2*20 pedig közös levéltárat tart fenn.

5 (Egyéb helyeken a községi titkár kezeli az irattárat.) Heusden kisvárosa 5 község közös levéltárának ad otthont. A levéltár vezetője korábban a hét öt napját mindig más helyen kényszerült tölteni, míg pár évvel ezelőtt sikerült egy helyre összevonni az iratok történeti értékű részét. A levéltár csak a községek iratainak őrzésére illetékes, a mezőgazdasággal és egyéb állami feladatokkal kapcsolatban keletkező iratokat a tartományi levéltár őrzi. összességében 1000 folyóméternyi iratanyagot őriznek, melyben plakátok, térképek, fotók és helyi folyóiratok is találhatók. Á levéltárnak négy munkatársa van, 3 felsőfokú végzettségű levéltáros és 1 középfokú végzettségű munkatárs. Kutató terme kicsiny, de technikailag jól felszerelt. Az iratraktár az épület pincéjében van, ahonnan kis lift szállítja az iratokat, melyek így gyorsan a kutatókhoz kerülhetnek. A városi levéltárak típusából Hertogenbosch levéltárát látogattuk meg fiO