Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 3. szám - HÍREK - R. Rácz Katalin: A Magyar Levéltárosok Egyesülete XI. Vándorgyűlése Pécsváradon / 97–101. o.

tendőben tagdíjemeléssel kell számolni. Az egyesület jelenlegi taglétszáma 542 fő. Az egyesület Ellenőrző Bizottsága részéről Gilicze János (Csongrád Megyei Levéltár) adott részletező jelentést a főbb gazdasági mutatókról. Bán Péter (Heves Megyei Levéltár), Szögi László (ELTE Levéltára) és Madarász Lajos (Veszprém Megyei Levéltár) hozzászólásai után a közgyűlés résztvevői mind az 1992—1994. évi elnöki beszámolót, mind az ellenőrző bizottsági jelentést ellenszavazat nélkül elfogadták. A délutáni program első felében „Az iratkezelés helyzete Magyarországon" témakörű előadásokkal folytatta munkáját a plenáris ülés. Bikki István (Magyar Országos Levéltár) „A politikai kormányszervek iratkezelése és irattározása" kérdéséről kifejtette: mivel az új levéltári törvény életbelépése magával vonja az 1969-es jogszabályok elévülését, mihamarabb szükséges kialakítani azt a legalább minimális követelményrendszert, amit az egyes szervek iratkezelési rendszereiben a levéltárak az új törvény alapján is feltétlenül megkívánnak. A Minisztertanács jegyzőkönyvei, az előterjesztésekkel együtt 1970-lg kerülnének levéltári átadásra, ám sok anyag áll még titok- és adatvédelem alatt. A külügyi tárca 1963-tól kezdve tárgyi csoportosításban irattározott. A külképviseletek iratait is itt tárolják, ezeket gyakran keresik vissza. A honvédelmi minisztérium önálló irattárban és levéltárban őrzi anyagait. A belügyminisztériumi ügyek iratkezelése saját szabályzatuk alapján történik. 1945-től kezdve mintegy 1700 folyóméter normál közigazgatási anyaguk keletkezett és körülbelül ugyanennyi más jellegű anyaguk is van. A politikai titkosszolgálatok szintén kezelnek iratokat, ezeknél azonban civilkontroll nem érvényesül. Az igazságügyi anyagot jól áttekinthető, kiépített rendszerben őrzik. Az Alkotmánybíróságnak mindeddig nincs saját iratkezelési szabályzata. A készülő és jóváhagyás előtt álló levéltári törvénnyel összefüggésben az előadó rámutatott arra, hogy a 118/1989. számú rendelet 1995. június 30-ával hatályon kívül kerül, tehát mihamarabb szükséges az új titokvédelmi és levéltári törvény megalkotása. „A gazdasági szervek iratkezelési helyzeté"-ről referált Alföldi Vilma (Magyar Országos Levéltár), aki rámutatott, hogy a gyűjtőkörükbe tartozó mintegy 100 irattermelő szerv a többszörösen végbement átalakulások, illetve átszervezések miatt pontos nyilvántartás vezetését igényli. Például az építésügyi minisztérium anyagában hat, a földművelésügyben három jogelőd szerv iratai találhatók. Az Építési- és Városfejlesztési Minisztérium viszont 1988-ban megszűnt, tehát a szervezeti és működési szabályzatok irattári terv szerinti megőrzése, majd levéltári őrizetbe vétele feltétlenül szükséges. A különféle minisztériumok többször átdolgozott és módosított iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel rendelkeznek, előírásaikat a gyakorlatban általában be is tartják — állapította meg Alföldi Vilma. Vannak olyan szervek is, ahol az 1970-es évek közepétől nem újították meg a szabályzatot. Tipikus hibaként gyakran előfordul, hogy sok iratot — talán túlzott óvatosságból — indokolatlanul történeti értékűnek nyilvánítanak. Az iktatások általában decentralizáltan, számkeretes iktatórendszerben történnek. A pénzügyi jellegű számlákat, nyilvántartásokat számítógépekkel kezelik és az iktatása is számítógépes. A levéltár részére a minisztériumok irattáraiból az irat keletkezésétől számított 20 év elteltével történik meg az iratátadás. Az évenkénti iratgyarapodás nagyságának érzékeltetésére végezetül az előadó néhány ügyiratforgalmi adatot ismertetett. A Földművelésügyi Minisztériumban 1988 és 1994 között évente 27 000—35 000 darab aktaszám keletkezett, ennek évenkénti mennyisége 65—75 99