Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám - KILÁTÓ - ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány / 53–74. o.

üzem működésére vonatkoznak, és kivételes forrást képeznek, mivel a termelés valóságos „hajónaplói". 3.3.2 Értékelési, selejtezési és megtartási információk Cél: Információt nyújtani minden végrehajtott értékelési, selejtezési és megtartási műveletről. Szabályok: .. Rögzíteni kell minden, a leírási egységen elvégzett értékelési eljárást, amennyiben az iratanyag értelmezésére nézve az hatással volt. Ahol szükséges, fel kell tüntetni az illetékest, amely az eljárást elvégezte. Példák: Minden tizedik év tételeit mégőrizték. Malaysia Nemzeti Levéltárának rendelkezése értelmében minden tételt végleg megőriznek: „Az 1948. 12. 31-e előtti keltezésű iratok véglegesen megőrzendők." E fond rendezése során nagyon kevés selejtezés történt: egyedül csak az alaktalan és az olvashatatlan fogalmazványokat, kitöltetlen nyomtatványokat selejtezték ki. összességében ezek a selejtezések nem változtatták meg a tétel értékét. 3.3.3 Gyarapodások Cél: Tájékoztatni a felhasználót a leírási egység terjedelmének lehetséges változásairól. Szabály: Ha a jövőben gyarapodások várhatók, jelezni kell az utólagos beszállításokat vagy letéteket. Amennyiben lehetséges, meg kell adni becsült mennyiségüket és gyakoriságukat. Példák: A Protokollrendezési Hivatal iratait azt az egyetemi évet követő öt év múlva szállítják levéltárba, amelyre az iratok vonatkoznak. Minden év augusztus l-jén átlagosan 40 cm terjedelmű irat kerül a levéltárba. Gyarapodások várhatók. 3.3.4 Az iratanyag rendszere Cél: Információt adni a leírási egység rendszeréről. Szabály: Meg kell adni a leírási egység rendszerére vonatkozó információkat. Részletezni kell a belső szervezet fő jellemzőit, az iratanyag rendjét, továbbá— amennyiben szükséges — azt, hogy a levéltáros miként követte ezeket* Példák: Az iratokat eredeti provenienciájuknak megfelelően őrzik, ami a Főbiztosi Hivatal szervezete szerinti tevékenység közvetlen eredménye. 68