Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 3. szám - KILÁTÓ - Pohl, Manfred: Levéltár és vállalat: önfenntartás a piacgazdaságban / 45–56. o.

kotják, mind a feldolgozásnál és a használatnál jelentkező költségek, mind a piacra szánt gyártmányok és az információgazdaságban foglalkoztatott személyek vonatkozásában.

10 A történeti információk (történeti információ áramlás) ennek mindössze — tágan értelmezve — legfeljebb egy százalékát teszik ki, A meglévő lényeges történeti anyagok (levéltári anyag, másodlagos források és üzletpolitikai információk) információs részaránya sokkal magasabb. Itt az a meghatározó, hogy hol húzódik a határ az ügyviteli és a történeti anyagok között. Ez az átmenet gyakran elmosódik. Mindazonáltal a történeti információk nem „elhanyagolandó nagyságrendűek", hanem egy vállalat információs- és kommunikációs rendszerének fontos és állandó részei, melyeket az információkezelés tapasztalatai alapján kell feldolgozni. A történeti információkezelésben figyelembe kell venni a történeti információk különleges helyzetét és külön kell választani azokat. Két kérdést kell ebben az összefüggésben megválaszolni: 1. Létezik-e komplex történeti információpiac, ahol kereslet van a történeti információk iránt, és ahol azokat áruként lehet értékesíteni? 2. Elfogadott-e, hogy a történeti információknak a vállalat szerves fejlődésében növekvő jelentősége van? A két kérdés között tartalmi összefüggés áll fenn, hiszen az információkezelés általános jellegzetességét „információs forráskezelésnek" (information resources management) tekinthetjük. Mindkét" tényező, a piac és a befogadás azonban csak hiányos, csekély mértékben alakult ki. A történeti információkezelés problémája abban van, hogy nem elég magas sem a belső, sem a külső információigény a történeti információk vonatkozásában, eltekintve néhány nagyobb üzletkötésnél elhangzó beszédtől, jubileumoktól és reklámkampányoktól. Még hiányzik annak az elismertetése, hogy a történelem a vállalat hatékonyságnövelő tényezője. A történeti információs központ kialakítását túl költségesnek tartják, információi alig ismertek, ezért bizonyos gyanakvás veszi körül; s nem szolgáltatásorientáltak, és így egyszerűen érzelmi alapon elutasítják a működését, mondván, hogy e tevékenység állítólag nem jövőorientált. Ezekből következik, hogy a történeti információk jelentőségét tudatosítani kell a vállalatvezetésben. Ez csak akkor lehetséges, ha a történeti információk segítségével mind a vállalaton belül (pl. a munkatársak magatartásában), mind azon kívül (pl. az ügyfélszolgálat vagy versenyképesség biztosítása terén) eredmények mutathatók fel. A történeti információs központ kicsiny, de exkluzív szerepkörének betöltéséhez ennek a piacnak egyedi és átfogó ismerete szükséges. 1. Belső szempont: a történeti információs központ történetileg értékes anyagainak ismerete. Egyre nagyobb teret nyernek a belső adatbankok, szövegfeldolgozó rendszerek, grafikus ábrázolások, kalkulációs táblázatok, számlaelőjelzések és a belső kommunikáció. Az adatokhoz, azaz a belső szervezeti információs forrásokhoz és a kommunikációs csatornákhoz való hozzájutást és azok megőrzését a szervezeti célkitűzésekre tekintettel kell biztosítani. 2. Külső szempont: az on-line információs adatbankok növekvő használata. Itt nem a mintegy 3500 nyilvános adatbank egyikéhez vagy másikához, pl. egy személyi számítógép segítségével való csatlakozás a probléma. Régóta nem osztható fel az on-line piac az egyszerű kettős tagolással referencia-adatbankokra, azaz bibliográfiai adatbankokra, az eredeti irodalomra történő utalásokat tartalmazó és számszerű adatsorozatokat biztosító tényadatbankokra, hanem sokkal differenciáltabban alakult ez a terület. Ez a piac még tovább fog fejlődni, így a CD-ipar új termé51