Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 3. szám - KILÁTÓ - Pohl, Manfred: Levéltár és vállalat: önfenntartás a piacgazdaságban / 45–56. o.

MANFRÉD POHL Levéltár és vállalat: önfenntartás a piacgazdaságban Aligha kétséges, hogy még mindig a levéltári anyag minden történeti kutatás legfontosabb alapja. Ez a megállapítás vitathatatlan, mégis szükséges ennek a világos kifejtése, hogy a történeti levéltárak — vagy inkább történeti információs központok — vállalaton belüli kialakításáról, helyéről és céljairól szóló alábbi állítások ne legyenek félreérthetőek. A vállalati levéltárak rendszerint olyan történetileg értékes iratokat őriznek, amelyek eredete többnyire a 19. század első feléig, ritkán a 18. századig nyúlik vissza. Tehát a vállalati levéltár az új- és legújabbkori történelem dokumentumait öleli fel. Az elektronikus adatfeldolgozás vállalati alkalmazásával és a külső, belső információsrendszerek kiépítésével „újszerű" források keletkeztek, melyek kezelése, selejtezése és megőrzése rendkívül nehéz. Eközben előtérbe került az elektronikus adatfeldolgozás alkalmazása az archívumban,

1 egyrészt mint a levéltári anyag visszakereső rendszere vagy mint az elektronikusan tárolt, a történetileg értékes adatok (pl. mágnesszalagok) átvétele. Ugyanakkor egyre növekvő jelentőséget kapnak a külső és belső információs rendszerek, melyeknek értékelését, megőrzését a levéltári igazgatásnak egyre inkább számításba kell vennie. Ez a saját vállalatnál még lehetséges, de a világszerte hozzáférhető on-line információs adatbankok esetében — beleértve a tudományos adatbankokat — az információk történeti értéke még kérdéses. A „papi rnélküli iroda" és ezzel egyidejűleg a közvetlenül hozzáférhető „elektronikus archívum" egyelőre vízió, mivel az információk 95%-át még papírra írják és így is őrzik azokat is, melyeket már most számítógépen tárolnak.

2 Az adatfeldolgozó és információs technológiák mégis döntően megváltoztatták a vállalat szerkezetét. Az elektronikus adatfeldolgozás néhány napos kiesése a vállalatok egynegyedének a végét jelentené, amint ezt egy Diebold tanulmány 1990-ben kimutatta. A vállalatok" csaknem fele egy hétnél tovább nem lenne képes elektronikus adatfeldolgozás nélkül működni.

3 Ez azt jelenti, hogy az adatfeldolgozás és az információkezelés a vállalati levéltárak meghatározó tényezőjévé fog válni, ha nem akarjuk, hogy a vállalatok jövőbeni terveikben ne csupán egy többé-kevésbé megtűrt „egzotikus különc létre" kárhoztassák levéltáraikat. Erről az alapról indulnak ki meggondolásaim. Megfelelnek-e ma a vállalati levéltárak a vállalatvezetés által támasztott követelményeknek és az üzletpolitikai célkitűzéseknek? Képesek-e a jövőorientált vállalati tervekben aktív szerepet játszani? Ezeket a kérdéseket a mai helyzetben sokszor tagadólag kell megválaszolni. Egyúttal meg kell gondolni, hogy a történeti információk gyűjteményét miként lehet befelé és kifelé ténylegesen piacképessé tenni. Lehetséges-e egy új irányvonalra való áttéréssel a mai történeti levéltárak jelentőségét emelni anélkül, hogy a történetileg értékes adatok válogatása, megőrzése és 45