Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 3. szám - KILÁTÓ - Pohl, Manfred: Levéltár és vállalat: önfenntartás a piacgazdaságban / 45–56. o.

értékelése terén lényeges csökkentésekre kényszerülnénk? Létezik-e „ideáltípus" az ilyen pozíció betöltésére, azaz milyen személyiségjegyek és milyen képzés ennek az előfeltétele? Meg kell vitatni és megoldást kell találni ezekre a kérdésekre, s mozgósítani ezt a vállalatvezetők által sokszor alábecsült területet. A vállalati levéltárak és a regionális gazdasági levéltárak alapszerkezete szervezeti, igazgatási és anyagi szempontból az állami levéltárakéhoz igazodik. Ez érvényes a képzésre és a gazdasági levéltári állások betöltésére egyaránt.

4 „Történeti keletkezésük során a gazdasági levéltárakat, különösen a vállalati levéltárakat az irattári eredetű levéltári anyag, elsősorban a tartós megőrzésre érdemes ügyiratok és más megfelelő iratanyag átvételére és kezelésére alapították és rendezték be."

5 A számos új ismeret, s különösen az elektronikus adatfeldolgozás alkalmazásából származó technikai újítások ellenére mégis kétséges, hogy a jövőben a vállalati levéltárnak ilyen jellegű irányultsága akár a vállalat, akár a vállalati levéltáros számára továbbvihető, és egy modern vállalati szerkezetben eredményes lehet. Emiatt a vállalati levéltárnak új irányokra való áttérése szükséges. A vállalkozások archívumai ugyanis — nem úgy mint az állami levéltárak — a vállalaton belüli más területekkel konkurenciaharcban állnak, és a költség, valamint a hasznossági szempontoknak vannak alávetve. Ezenkívül a vállalatnak saját történetével és történetileg értékes anyagaival törődnie csupán „morális", de nem jogi kötelezettsége. Az állami levéltárak jogilag biztos alapokkal rendelkeznek, feladataikat, céljaikat és szervezetüket állami jogszabályokban állapították meg. Az évszázados hagyományokra építve ezek a levéltárak a kulturális életben tudományos „hatalmi tényező"-ként jelennek meg. Ez nem azt jelenti, hogy a vállalati levéltárak nem akarnak az állami levéltárak ismereteiből profitálni, pl. a szervezeti és technikai problémák vagy a levéltári anyag feldolgozása és szakszerű megőrzése terén, hogy az iratokat a következő nemzedékek is gond nélkül használhassák. Minden bizonnyal az állami levéltárak is állandóan szembesülni fognak az új információs technológiákkal és keresni fogják a megoldásokat is. Az állami levéltárakkal szemben a vállalati levéltárak a mindenkori vállalatvezetés jóindulatára vannak utalva. Ez azt jelenti, hogy egy vállalati levéltárnak nap mint nap bizonyítani kell létjogosultságát. Nem a levéltár, a levéltári anyag és ezek fontossága állnak az előtérben, hanem a rendelkezésre álló iratanyagokkal való aktív fellépés. A jövőbeni kérdésnek tehát így kell hangzania: milyen kritériumok alapján kell egy vállalati levéltárat rendezni, és milyen követelmények támaszthatók egy vállalati levéltáros tevékenységével szemben? Azt a kérdést, vajon a stratégiának kell-e a módszert vagy a módszernek a stratégiát meghatározni, világosan meg kell válaszolni; a stratégia határozza meg a módszert és nem fordítva. Ebből adódik egy sor, a munkát meghatározó tényező: 1. a történelem a vállalkozási kultúra alapja, 2. a történelmet aktívan és nem passzívan kell művelni, másképp mondva: a történelem az arculatformálás, valamint az információs- és kommunikációs rendszerek része, 3. a történetileg értékes anyagok kiválasztását és megőrzését minden levéltárban a vállalat stratégiájának, a vállalat céljainak és szükségleteinek kell alárendelni, 4. a történeti események és összefüggések kutatásának jövőorientáltnak kell lennie. Ezek mellett a tartalmi-szellemi ismérvek mellett a vállalat mindenkori szerkezetéből (pl. termelő vagy szolgáltató jellegű vállalat) adódó sajátosságokat is tekintetbe kell venni. A következő hat kritériumot kell kiemelni: 46