Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 2. szám - Koroknai Ákos: A levéltárak és a változó gazdaság Nyugat-Európában / 3–18. o.

A bérirattározást természetesen nem pusztán pénzügyi-gazdaságossági szempontokból kellett megítélni, hanem a bizalom oldaláról is, hiszen a Philips-irattár külső őrzése, kezelése döntően bizalmi kérdést jelentett („Man überlásst seine Habé, und insbesondere seine Archivalien, nicht dem Erstbesten"). A megkötött iratőrzési szerződés alapján végül is a Philips egy hónap alatt 21 ezer szabvány levéltári doboznyi iratanyagot adott át az amszterdami iratőrző vállalkozásnak. Az átadáshoz készített raktári jegyzék (nem iratjegyzék!) a selejtezési határidőket dobozonként tartalmazta. Az acélszerkezetű amszterdami csarnokot füstjelzővel, betörésvédelmi berendezéssel látták el, a mikrofilmek és magnetofontekercsek tárolásához speciális tűzvédelmi és páratartalom-szabályozó berendezéseket szereltek fel. Az iratokba való betekintési jogról külön szerződést kötöttek. Azokhoz a tulajdonos által felhatalmazott személyeken kívül illetéktelenek nem férhetnek hozzá. Az iratőrző cégnek vállalnia kellett, hogy megőrzi a Philips konszern raktározási és jelzetelési rendszerét, hogy selejtezést csak az irattulajdonos meghatalmazása alapján és előírásai szerint végez, hogy a selejtezési jegyzőkönyveket jóváhagyásra felterjeszti a konszernarchívumhoz, hogy betartja a biztonsági intézkedéseket. A külső iratőrzésre specializálódott vállalkozások természetesen nem mind megalapozottak. Többüknél hiányoznak a kellő szakismeretek, mások csupán tároló helyet kínálnak, azt sem megfelelő minőségben, holott a hatályos holland előírások az új iratraktárak kialakításakor konkrét normákat határoznak meg. Mindebből azonban nem az következik, miként arra a Philips konszern levéltárosa is utalt, hogy a bérirattárolás, illetve bérirattározás járhatatlan út, hanem csak az, hogy az irattulajdonosoknak az iratőrzési és iratkezelési szolgáltatást nyújtó vállalkozások között különbséget kell tenni, azaz „a tiszta búzától az ocsút tudni kell elkülöníteni".

25 A kép tehát meglehetősen tarka, sokszínű. Gondmentes archiválási módszerek és eljárások nincsenek. Még a jól szervezett központi konszernlevéltárak működésének is vannak határai. Az iratok megőrzésére és selejtezésére kiadott köriratok idővel feledésbe mennek, a tagvállalatok az előírásokat annál kevésbé tartják be, minél távolabb működnek a konszernközpontoktól. Ilyenkor a konszernlevéltárak központi ellenőrző tevékenysége az iratképző helyeken hiányos. Más esetekben a vállalatok levéltári szakszemélyzetének létszáma elégtelen az irattározás és archiválás hatékony ellenőrzéséhez.

26 A gazdasági iratanyag tulajdonjoghoz kötődő archiválásánál joggal merül fel a kérdés, hogy a változó vállalati struktúrák mennyiben tükröződnek, illetve mily mértékben tükröztethetők a már levéltározott iratanyagban? Ennek a problémakörnek nagy teret szentel a gazdasági levéltárügyben magas színvonalat képviselő német archivisztika. Jelentőségét néhány példa is illusztrálja. A Mannesmann, Siemens és Krupp konszernek központi konszernlevéltárai több, korábban önálló vállalat (fond), illetve vállalatcsoport (fondcsoport) levéltárából (regisztratúrájából), esetenként mesterségesen kialakított történeti gyűjteményekből (nem szerves regisztratúrákból) állnak, tükrözve a mindenkori részesedéseket, átvételeket, beolvadásokat, fúziókat, felszámolásokat, kiválásokat és új alapításokat. A többszörösen összetett konszernlevéltárak (Unternehmensarchive) a történelem folyamán létrejött fő- és alprovenienciákat (a konszernrendszer szintenként elkülönülő egységeit, fondjait) egyesítik magukban. Megtalálhatók bennük az érdekeltségek, az egykor önálló vállalatcsoportok (fondcsoportok) levéltárai (pl. a Mannesmann konszernlevéltárban a Phönix, a Mannesmann-, a Thyssen levéltárak), az egykor önálló vállalatok (fondók) levéltárai (Firmenarchive), a konszernhez tartozó tagvállalatok levéltárai (Werksarchive) és a leányvállalatok levéltárai (Betriebsarchive) is. Miután a konszernek szervezete, struktúrája az idők során számos változást 14