Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 2. szám - Koroknai Ákos: A levéltárak és a változó gazdaság Nyugat-Európában / 3–18. o.

szükség esetén iratanyagukat maga gondozza, illetve azokat átvéve önálló fondként betagolja saját központi konszernlevéltárába.

24 A vállalati iratőrzésnek az 1980-as évek elején Hollandiában jelent meg legújabb formája: a külső bérirattárolás. Élelmes, főleg szállítási vállalkozók üres raktáraik hasznosítására iratőrzést vállaltak. Szakfolyóiratokban közzétett hirdetményeikben arra ösztönözték a vállalatokat — tulajdonformáiktól függetlenül —, hogy irataikat ne maguk őrizzék, hanem azokat jutányos őrzési díj ellenében másokkal őriztessék, ami által jelentős kiadásoktól szabadulnak meg, értékes irodai helyiségeket nyernek. Az elgondolás abból a felismerésből született, hogy a vállalatoknak az iratőrzés és -kezelés költségtényező, akár maguk, akár külső vállalkozók gondozzák irataikat. A kérdés csupán az volt, megoldható-e az iratok őrzése, kezelése külső irattározásban olcsóbban és szakszerűbben vagy sem. Ez a Kínálat kezdetben levéltárosi szemszögből megalapozatlannak tűnt. Azt feltételezték, hogy a vállalkozók nem tesznek különbséget az iratok megőrzése és bármely áruféleség raktározása között, hogy nincsenek tisztában a felkínált szolgáltafás szakmai nehézségeivel, hogy az iratőrzés és -kezelés biztonságos feltételeit valójában nem képesek megteremteni. Csakhamar kiderült azonban, hogy ez a feltételezés nem állja meg helyét, hanem, éppen az ellenkezője igaz, hogy ti. az iratőrző vállalkozások közül többek sokkal korszerűbb őrzési feltételeket biztosítanak, mint maguk az irattulajdonos vállalatok. Az aggályokkal teli levéltárosi felfogás megváltozását 1988-ban kényszerhelyzet idézte elő, amikor is az eindhoveni Philips konszern központi levéltárának (Philips Concern Archief) a lejáró épületbérleti szerződés miatt 4 ezer m

2-nyi új raktár- és irodaterületet kellett szerezni. A konszernarchívum, amely eddig a történeti forrásértékű és az átmeneti őrzést igénylő iratokat egyaránt kezelte, nehéz helyzetbe került, összesen 7 ezer ifm-nyi, egyre gyarapodó iratanyag biztonságos elhelyezéséről kellett gondoskodnia úgy, hogy a jövőbeli őrzési költségek ne haladják meg a korábbiakat, sőt azok csökkenjenek. A Philips számításai szerint az új építkezés költségei 1 millió holland forintra rúgtak, és ehhez még további évi félmilliós fenntartási költség járult. így került előtérbe a gazdaságosabb külső iratraktározás, illetve irattárolás (Zwischenarchiv) gondolata. Ezzel nemcsak a teljes beruházás költségét takaríthatták meg, hanem a fenntartási költségek jelentős részét is. A V.A. BV, Amsterdam iratőrző cég éves őrzési díjtétele ugyanis alacsonyabb volt a tervezett fenntartási költségeknél. Ráadásul az iratőrzésre üzleti alapon szakosodott vállalkozás — megfelelő szakismeretek birtokában — az iratőrzésen kívül irattári szolgáltatások ellátását szintén felkínálta. A Philips konszern levéltárosa ekkor munkálta ki azt a koncepciót, miszerint a külső irattárolás (externe Lagerung) a konszernlevéltár iratőrzési tevékenységének szerves részelemét alkotja, amelynek funkciója és célja a Philips cég kizárólag átmeneti őrzést igénylő és nagy tömegű iratanyagának biztonságos őrzése, kezelése, míg a konszernarchívumé csak a történeti forrásanyag gondozása. S bár az iratőrző vállalkozás a maradandó értékű történeti forrásanyag tartós megőrzését úgyszintén vállalta, ha azt ügyfelei nem képesek vagy nem akarják megőrizni, illetve, ha azt nem szándékoznak bármely okból állami vagy más levéltárakban elhelyezni, a Philips érthető módon ezeknek az iratoknak őrzését továbbra is maga kívánta megoldani. A vállalati iratőrzésbe bekapcsolt külső vállalkozó révén a Philips konszern nem csupán feladatmegosztást vitt végbe azáltal, hogy tömeges iratainak átmeneti őrzését egy erre a tevékenységre szakosodott és kedvezőbb őrzési körülményeket nyújtó vállalkozóra bízta, hanem elérte azt is, hogy történeti forrásértékű levéltári anyagának vállalaton belüli elhelyezését és feldolgozását a korábbiaknál jobb feltételekkel valósíthatta meg. 13