Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 1. szám - Szögi László: Az egyetemi levéltárak Európában és Magyarországon / 3–16. o.

kintettel arra, hogy korábban ehhez hasonló kezdeményezés nem volt még a hazai levéltári gyakorlatban. A Művelődési és Közoktatási Minisztérium által előkészített tárgyalások után, 1993. április és május hónapokban valamennyi, a budapesti agglomerációhoz tartozó egyetem és főiskola megtárgyalta a „Budapest—Gödöllői Egyetemi és Főiskolai Levéltári Szövetség" létesítésének tervét, és határozatot hozott. A 24 egyetem és főiskola közül 20 felsőoktatási intézmény határozott a Szövetségbe való belépésről.

49 Négy intézmény jelezte azt, hogy egyetért a Szövetség céljaival, de egyelőre nem kíván belépni.

50 Az érintett intézményekkel a kapcsolatot tartani fogjuk, és az eddigi tárgyalások alapján feltételezhető, hogy a Szövetség megerősödése és tevékenységének jobb megértése után ezen intézmények sem fognak elzárkózni a Szövetséghez való csatlakozástól. A csatlakozott szaklevéltárakban összesen 12—13 fő dolgozik, akiknek fele szakirányú egyetemi diplomával, történelem vagy levéltár szakos végzettséggel rendelkezik. A Szövetség szakmai tevékenységét elsősorban erre a szűkebb szakértői csoportra kívánjuk alapozni, amely a társult intézményekben közösen tevékenykedve, jelentős levéltári feladatok ellátására lesz képes. A kidolgozott szabályzat szerint a Szövetség „a régióhoz tartozó és a Szövetséghez önkéntesen csatlakozó egyetemek és főiskolák levéltárainak és központi irattárainak szaklevéltári hálózatként működő szervezete", amely „nem önálló jogi személy, feladatait a csatlakozott felsőoktatási intézmények megbízása és átruházott hatáskörük alapján végzi".

51 A Szövetség más feladatokat old meg olyan tagintézmények esetében, amelyekben már működik szaklevéltár, és másókat ott, ahol ilyen archívum nem alakult meg. Az együttműködés konkrét formájáról az érintett egyetemek és főiskolák egyedi megállapodást is kötnék a Szövetséggel, amely kölcsönösen rögzíti a vállalt feladatokat és kötelezettségeket. A Szövetség legfőbb szerve a Szövetség Levéltári Tanácsa, amelyben a csatlakozott felsőoktatási intézmények egy-egy képviselőt delegálnak. A Levéltári Tanács élén a Szövetség elnöke áll, aki egyben az Eötvös Loránd Tudományegyetem Levéltárának igazgatója. A Tanács évente kétszer ülésezik. A Levéltári Tanács 1993. június 16-án a Művelődési és Közoktatási Minisztériumban tartotta alakuló ülését, és jóváhagyta a Szervezeti és Működési Szabályzatot, valamint a Szövetség 1993. II. félévi munkatervét és a távlati fejlesztési tervét. 1993 nyarán megkezdődött az új típusú munka, amiben prioritásnak tekintjük, hogy a Szövetséghez csatlakozott felsőoktatási intézményekben a történeti értékű iratok rendezettsége, feldolgozottsága és kutathatósága azonos szintre kerüljön. Ennek érdekében először az újonnan alakult szaklevéltárakban kell jelentősebb szakmai munkát végezni. A távlati fejlesztéseket figyelembe véve az 1925 előtt alapított felsőoktatási intézményekben fokozatosan, mindenütt napirendre kerülhet egyetemi levéltár létesítésének terve. A Szövetség tagjai közül 3—4 intézményben (a 7 egyetemen kívül) adva vannak egy levéltár alapításának feltételei. Ezt a folyamatot — véleményünk szerint — azonban nem kell erőltetni, fontosabb az iratok biztonságos megőrzése és a kutathatóság feltételeinek megteremtése. Szükség esetén a Szövetség központja rendelkezésre áll kisebb mennyiségű iratanyag átvételére, ebben az esetben azonban az anyagi feltételeket pontosan biztosítani kell. Napjaink egyik legfontosabb problémája az ügyvitel számítógépesítése. A legkülönbözőbb iktató és nyilvántartó programok kerültek bevezetésre a különböző intézményekben, de még kevés figyelmet fordítottak ezen adathordozók archiválására. A technika fejlődése következtében az 5—10 évvel ezelőtti berendezések már elavultak, így a már tárolt információk veszélyeztetetté válhatnak. Megkezdődött a hallgatói nyilvántartások számítógépesítése, de bizonytalan, hogy ezekből 10—20—50 év múlva hogyan tudjuk kiadni a szükséges iga12