Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 2. szám - Koroknai Ákos: A levéltárak és a változó gazdaság Nyugat-Európában / 3–18. o.

lágméretűvé tágult. Iratanyaguk, azon belül maradandó forrásértékű levéltári anyaguk, robbanásszerűen megnövekedett. Befogadásukra a konszernközpontok központi irányítású levéltárai kevésnek bizonyultak. Az ésszerű nagyvállalati levéltározás ezért egyre kevésbé alapozhatott valamennyi irat begyűjtésére, csupán a leglényegesebb információ-hordozókéra, jóllehet élő törekvés, hogy a konszernközpontok levéltárai a tagvállalatok iratanyagát kül- és belföldön egyaránt megőrizzék. A tagvállalati iratok be is kerülnek a konszernlevéltárakba. A svájci CIBA-GEIGY AG, miután 1970-ben fúzió révén létrejött, iratanyaga kezelésére irányelveket dolgozott ki. Eredményeként 1972-ben a két korábban önálló vállalat iratkezelését egységesítették. A két korábbi, különálló céglevéltárat egyetlen konszernlevéltárba vonták össze, de érintetlenül hagyták az egykor független vállalatok regisztratúráját, míg az új fuzionált cégét különválasztották. A kiadott iratkezelési irányelvek meghatározták az őrzési koncepciót, az iratok leadási rendjét. A központi konszernlevéltárat a konszern elnöke és az igazgatótanács mellett működő legfontosabb iratképző, a központi titkárság alá rendelték. Szervezeti egységenként felelős személyeket — összesen 34-et — jelöltek ki, akik a konszernlevéltár levéltárosaival a történeti forrásértékű iratanyagok archiválása érdekében kapcsolatban álltak. A munkahelyi irattározásban három szintet különítettek el. Az elsőnél az iratőrzés időhatára 1—3, a másodiknál a jogszabályokban előírt őrzési idő, míg a harmadiknál a jogszabályokban rögzített őrzési időnél hosszabb idejű az irattározás. Szigorú előszelekció (selejtezés) érvényesül, mielőtt a tényleges levéltári anyag az iratképző részlegektől a központi konszernlevéltárba bekerül. Csak a levéltári anyag végleges megőrzése lett a konszernlevéltár feladata. A Krupp GmbH. vezetése 1983-ban ugyancsak körlevélben határozta meg a központi konszernrészlegek és a tagvállalatok iratőrzési, -selejtezési és -leadási kötelezettségét. Levéltári összekötőket itt is kijelöltek, akik az esseni központi konszernlevéltárral tartják a kapcsolatot, érvényesítve annak levéltározási szempontjait.

22 A nagyvállalatok egy része azonban nem a központosított iratmegőrzés híve. Ezek tagvállalataik (testvér- és leányvállalataik) iratainak helyszíni megőrzését szorgalmazzák a régiók és az ipartelepek történetének helybeli kutathatósága végett. Ha azonban a tagvállalati iratok helyszíni megőrzése megszűnésük, termelésük teljes vagy részleges leállítása miatt nem biztosított, azokat mégis beszállítják a központi konszernlevéltárakba, mint pl. a Krupp és Siemens cégeknél. A központi konszernlevéltárak (a müncheni Siemens, a frankfurti AEG stb.) az önállósult tagvállalatok iratanyagait természetesen akkor is átveszik, ha azok korábban nem önálló jogi személyként működtek. Ha helyhiány vagy más okokból mégsem fogadhatnák a tagvállalati iratokat, akkor azokat regionális gazdasági, iparági (Branche) vagy más levéltárakban igyekeznek elhelyezni. Általános az a nézet, miszerint presztízs és egyéb megfontolások a legjobb megoldásokat nem akadályozhatják, hogy merev sémák helyett rugalmas intézkedések szükségesek.

23 A Mannesmann központi konszernlevéltárnak sem célja a testvér- és leányvállalatok levéltárainak (iratainak) átvétele. Ezek őrzéséről mindenütt keletkezési helyükön gondoskodnak, kül- és belföldön egyaránt. A központi konszernlevéltár és a tagvállalatok között itt is szoros együttműködést valósítottak meg. A konszernlevéltár szaktanácsot nyújt a tag vállalati levéltárak működéséhez, gondoskodik arról, hogy ott, ahol még azok nem alakultak ki, ilyenek létrejöjjenek (a Mannesmann esetében 5 taglevéltár létesítése van folyamatban), 12