Levéltári Szemle, 43. (1993)

Levéltári Szemle, 43. (1993) 4. szám - KILÁTÓ - Menne-Haritz, Angelika: Levéltárosképzés a XXI. századnak / 66–85. o.

nek tehát a selejtezésnél fizikai egységek, többnyire papír megsemmisítése volt a következménye. Most azonban az információhordozók megmaradnak, de a drága adathordozók újrafelhasználhatósága az információkat a megszokottnál sokkal nagyobb mértékben veszélyezteti. Másfelől viszont a tárolt információk megsemmisítésére helyhiány nem kényszerít. Az adatbankok nagyságának alig vannak fizikai korlátai, ez a tény meg azt a problémát vonja maga után, amit az idők folyamán be-láthatatlanná nőtt adatmennyiségből a kívánt információ kiszűrése jelent. A funkcionális levéltártudomány, mint önálló diszciplína, hozzájárulhat az információtudományokhoz anélkül, hogy tőlük függne. A levéltártudomány nyújtja számukra az eszközöket ahhoz, hogy az információkat fejlődési folyamatok termékeiként tudják értelmezni és kezelni. A történeti folyamatoknak és az intézkedési mechanizmusban rejlő információkkal való munka módszereinek megértése értékes inspirációkat adhat a fontosságra vonatkozó döntések eszköztárának továbbfejlesztésére, e döntések alapja ugyanis gyakran önmagukban vett információk haszna. Levéltári értékelési elméletek itt bizonyára hasznos gondolatokat ébreszthetnek. Az új levéltártudomány nem mond ellent a hagyományos archivisztikának, viszont megmagyarázza és fejleszti az elméleti alapot. A számítástechnika alkalmazása a levéltárakban és a közigazgatási szerveknél, különösen pedig az ügyvitel automatizálása, a kezdeti hiedelem után, hogy tudniillik túlhaladottak a régi elvek, jelesül „a fond tiszteletben tartása" és a proveniencia elve, idő haladtával a valóságban olyan tapasztalatokkal járnak, amelyek éppen az ellenkezőjét bizonyítják. Meglepő dolog azt látni, hogyan hangsúlyozzák a „papír nélküli irodáról" publikált tanulmányok folyton a kontextusok és a keletkezési összefüggések jelentőségét. Ezzel, anélkül, hogy tudatában lennének, újra felfedezik a levéltári elveket, persze funkcionális, nem pedig mechanikus vagy fizikai értelemben. A funkcionális levéltártudomány kiemelten kezeli a munkavégzés folyamatában megnyilvánuló információt, mint egyedülálló jelenséget. A napi munka során azért keletkeznek akták, mert az igazgatásnak erre az eszközre szüksége van. Ügyiratokat egészen pontosan meghatározott célból, nevezetesen olyan feladatnak az elvégzése érdekében képeznek, amely a szerv kompetenciájába tartozik, nem pedig azért, hogy harmadik fél később tetszőleges használatára információkat tároljanak. Ebben van az iratok és a könyvek közötti elvi különbség. A szerzői eredetű információk, vagyis a könyvek és a folyiratcikkek kérdésekre válaszolnak és meghatározott tételek mellett érvelnek. Ezzel szemben a munkaeszköz-funkció az, ami a közigazgatási iratokat hitelessé teszi, ami tehát az ügyintézést indokolja, és amitől az iratok a történeti felhasználás szempontjából érdekessé válnak. Egy hivatal minden havi vagy éves beszámolója a saját munkájáról másoknak szól. Nem tartalmaz információkat a leírt események keletkezésének módjáról, legfeljebb a beszámoló szerzőjének intenciójáról. Egy éves beszámoló kevésbé hiteltérdemlő, s ezért kevesebb információt tartalmaz, mint a különböző intézkedések során keletkezett levelek, feljegyzések, észrevételek. Mindazoknak a személyeknek a közös célja, akik az akta szövegeit vagy az ezekhez fűzött megjegyzéseket fogalmazták, illetve a leveleket írták, minden egyes ügyiratban jelen van, még ha ezt ott nem is említik. Az az iratdarab, amelyet kontextusából kiszakítanak, értelmezhetetlenné válhat, vagy teljesen elveszítheti információs értékét. Létezik tehát a szövegekben megfogalmazott mondanivaló mellett, a sorok között, egyfajta nem verbális, az ügyintézési mechanizmus egészében kifejeződő információ, amely az iratok funkciójából és keletkezésük összefüggéseiből származik. 74