Levéltári Szemle, 43. (1993)

Levéltári Szemle, 43. (1993) 1. szám - Müller Veronika–Móri László: Számítógépes iktatás a Magyar Országos Levéltár Jelenkori Gyűjteményében / 105–107. o.

Számítógépes iktatás a Magyar Országos Levéltár Jelenkori Gyűjteményében 1991. szeptemberben nyilvánvalóvá vált, hogy az I. Kárpótlási tv. végrehajtásából a levéltárakra háruló ügyfélszolgálati munka az akkori Űj Magyar Központi Levéltár munkatársait rendkívül feszített ütemű, majdnem megoldhatatlan feladatok elé állította azáltal, hogy a napi áktaforgalom az elmúlt év hasonló időszakához képest mintegy harmincszorosára emelkedett. Ily módon igen sürgető feladattá vált kidolgozni azokat a módszereket, amelyek segítségével lehetővé válik az ügyintézés gyorsítása. A következő megoldásra jutottunk: a titkárság mellett kialakítottunk külön, csak a kárpótlási kérelmekkel foglalkozó ügyfélszolgálati irodát, továbbá a kárpótlással foglalkozó referensek munkájának segítésére más kollegákat is bevontunk e munkálatok végzésére, végül a kárpótlási munkára kapott anyagi támogatásból új dolgozókat vettünk fel. Mindezzel párhuzamosan megkezdtük a kárpótlással kapcsolatos ügyiratok számítógépes iktatását, továbbá a legkeresettebb irategyüttesek adatainak gépbe vitelét, a bevitt adatok rendszerezését, az adatbázisok kiépítését, majd a gépi keresést. A számítógépes iktatás egy éves tapasztalatairól — úgy gondoljuk — érdemes számot adni. A számítógépes iktatást 1991. október l-jével kezdtük meg. Ez azt jelenti, hogy az attól kezdve személyesen vagy postai úton beérkezett kérelmeket az ügyfélszolgálati irodán felveszik, vagyis manuális — hagyományos — módon megtörténik a beadványok érkeztetése az előadói ív kitöltésével, az iktatószám, a beérkezés dátuma, a tárgy (jelölve a beküldő nevét, címét, valammt a kérelem tárgyát), az előadó nevének jelölésével. -:;:'- Ezt követően az akta a számítógépes részlegre kerül, ahol a következő munkafolyamatok történnek: — Az előadói ív adatainak gépbe vitele, vagyis a gépi iktatás, — A bevitt adatok ellenőrzése, — Az igények összevetése a gépben rögzített kárpótlási adatbázisokkal, — A keresés eredmény ének manuális úton történő rögzítése az előadói íven, — Végül az akták előadónkénti csoportosítása és nyomtatott lista kíséretében átadása a titkárságnak. Ily módon, amidőn a referensek és levéltári kezelők által végzendő érdemi ügyintézés megkezdődik, az érintett előadók részére már rendelkezésre állnak a kérdéses ügyre vonatkozó gépi adatok, illetve azok meglétének hiányára vonatkozó tájékoztatás. — Az ügyintézés befejeztével, a válaszlevél elkészítését követően az előadói ív ismét visszakerül a számítógépes részleghez, ahol megtörténik az akta kivezetése, mégpedig úgy, hogy egyszerre jelöljük a gépi iktatókönyvben és az előadói íven az irattárba érkezés dátumát, továbbá a „P", „N", illetve „K" betűvel, hogy pozitív vagy negatív választ adtunk-e a megkeresésre, esetleg közbülső intézkedés történt-e. A számítógépes iktatás bevezetése óta elértük azt, hogy az 1991. év kárpótlási ügyiratait (mintegy 1200 aktát) gépen tartjuk nyilván, mert az új ügyek gépi iktatásával párhuzamosan végeztük az 1991 októbere előtti ügyiratok adatainak is a gépbe vezetését. Természetesen ezt a munkát folytattuk és végezzük 1992-ben is most már kibővítve a II. és III. kárpótlási törvényekkel kapcsolatos beadványok gépi iktatásával. — Irattári tervünk szerint az I. Kárpótlási tv. ha105