Levéltári Szemle, 43. (1993)

Levéltári Szemle, 43. (1993) 1. szám - Müller Veronika–Móri László: Számítógépes iktatás a Magyar Országos Levéltár Jelenkori Gyűjteményében / 105–107. o.

tálya alá eső ügyek a 94-es, a II. és III. Kárpótlási tv. hatálya alá esők pedig a 95-ös tételbe tartoznak. — A számítógépes iktatással feleslegessé vált az iktatókönyv és a mutatókönyv manuális vezetése, továbbá az akták beírása az előadói munkakönyvekbe. Ugyanakkor összehasonlíthatatlanul hatékonyabbá és gyorsabbá vált az ügyek visszakeresése, mert lehetővé vált, hogy egy-egy adat ismerete alapján is vissza tudjuk keresni az ügyet. (így természetesen iktatószám szerint, továbbá a beküldő neve, a tulajdonos neve, a tulajdon jellege (föld, üzem stb.) szerint. Ez a választék kisebb programkiegészítéssel tetszőlegesen bővíthető. Pl. szükségessé válhat a negatív válaszok szerinti visszakeresés.) Külön előnye a gépesítésnek az is, hogy az iktatás és keresés mellett a komplett iktató program lehetővé teszi statisztikák készítését is. Az iktató program leírása: A program a sorszámos iktatási rendszerekkel készült, a hozzá tartozó adatbázis tartalmazza az iktatókönyv minden mezőjét és néhány további mezőt: 1. IKT (N5): Iktatószám Tartalmazza az ügyirat iktatószámát, de nem tartalmazza az iktatás évét, mivel az a BID mezőben található. 2. EA (C30): Előadó Az ügyfélszolgálati irodán megjelölt előadó neve. Amennyiben a gépi adatok alapján más előadó lehet az érdemi ügyintéző, úgy az előadó nevét a gépben és az előadói íven is javítjuk. 3. IRJ (N3): Irattári jelzet Az akta tételszáma (94-es vagy 95-ös) 4. BID (D8): Beiktatási dátum A beérkezés kelte (év, hó, nap) 5. BKN (C40): Beküldő neve A kérelmező neve. Ha ügyvéd, jogtanácsos vagy valamilyen más meghatalmazott személy küldi be az aktát, akkor az ő neve. (A megbízó neve majd a TBN mezőben fog szerepelni.) A név teljes név, azaz családi és utónév. A „Dr.", „dr.", „özv.", „ifj.", „id." előtagok szerepelhetnék a név előtt, de más nem. Az „ügyvéd", „jogtanácsos", „megbízó" stb. szavak csak a név után szerepelhetnek. A mezőben csak egy név szerepelhet. 6. BKI (C4): Beküldő irányítószáma A BKN mezőben szereplő személy értesítési címének irányítószáma. Külföldi személy esetén az utolsó kockába X-et kell írni. Ha nem tudjuk, nem kell a mezőt kitölteni (0 lesz). 7. BKV (C20): Beküldő lakóhelyének városa A BKN mezőben szereplő személy értékesítési címének városrésze, azaz annak a városnak a neve, ahol a beküldő lakik. Külföldi személy esetén is a városnevet kell ide beírni, a cím további része a BKU mezőbe kerül. 8. BKU (C50): Beküldő lakóhelyének utcaneve A BKN mezőben szereplő személy címének utca része, azaz a cím város utáni része (út, utca, tér, lakótelep, házszám stb.). Külföldi személy esetén ide kell írni a cím további részét, azaz az ország nevét, tartományt, és ha van, irányítószámot. 9. TBN (C40): További beküldő neve Az esetleges megbízó, házastárs vagy olyan személy, akinek a részére kell az esetleges választ megküldeni. A mezőben annak a személynek a nevét kell beírni, aki az akta beadásával kapcsolatos (nem az ügy tárgyával), akinek a neve nem szerepel a BKN mezőben. 106