Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 1. szám - KILÁTÓ - Körmendy Lajos: A La Gazette des Archives c. folyóirat 1988-as évfolyama / 79–83. o.

leteket, amit szükség esetén kiegészíthet egy metodikai katalógussal — ez a levéltáros módszer; — az iratok dokumentációs elemzése után létrehoz egy indexet és/vagy thesaurust, ami számítógépes feldolgozás után szükségtelenné teszi más segédletek készítését —ez a dokumentalista módszer. A cikkíró nem gondolja, hogy a fenti módszerek csak kizárólagosan alkalmazhatók. Sokkal inkább az a véleménye, hogy a kettőt párhuzamosan kell alkalmazni, pontosabban szólva a levéltári feldolgozást alapnak tekintve kell kiegészítésként csinálni a dokumentációs feldolgozást. Az így készült segédletek kiegészítik és erősítik egymást, és sokkal eredményesebb kutatást tesznek lehetővé. Az indexkészítés kulcskérdés a számítógépes feldolgozásnál. Levéltárakban is több száz éve készítenek mutatókat, a módszer azonban jelentősen változott az idők folyamán. A. Playoust elsősorban ezt a témakört vizsgálja igen színvonalas cikkében.

5 A francia levéltárosok a múlt század végén óriási erőfeszítéseket tettek, hogy a régi (forradalom előtti) iratokat feldolgozzák. Darabról darabra elemezték a dokumentumokat, rendezést alig végeztek, indexet csak ritkán készítettek. Az ekkor készült segédletek csak nehezen használhatók. A korai mutatókban többnyire a személy- és helynevek, néha a tárgyszavak lettek kigyűjtve. Ez utóbbiakat általában egyszerűen kiemeltették a szövegből a szinonimáknál nem voltak utalások, az összetartozó nevek, fogalmak nem voltak csoportosítva, hogy a fogalmak közötti hierarchikus kapcsolatokról ne is beszéljünk. Századunk elején indult meg az a fejlődés, ami végül elvezetett ahhoz a modern mutatókészítéshez, amit ma is alkalmazunk. A modern index nem áll messze a thesaurustól, ami számítógépes feldolgozásnál ugyancsak elengedhetetlen. Ez a levéltárak számára még eléggé ismeretlen terület, amit az első átfogó kísérletek is bizonyítanak. A Levéltári Igazgatóság ösztönzésére néhány délkelet-franciaországi levéltár kezdte szerkeszteni a náluk W-sorozatként nyilvántartott iratok thesaurusát azzal a céllal, hogy az alkalmas legyen számítógépes feldolgozásra. (A Wsorozat a szervektől frissen beszállított modern iratokat jelenti.) Rendszeres, gyakran havonként megtartott találkozókon gyakorlati problémák, kérdések százait vitatták meg, és típusszervenként szerkesztették a thesaurusokat. Időközben az ottani levéltáros-egyesület informatikai szekciója és más levéltárak is bekapcsolódtak a murikába, sőt párhuzamos fejlesztésbe is kezdtek. Végül három év után született meg az az igazgatósági munkautasítás-körlevél, ami konkrét hivatalos eredménynek tekinthető. A számítógépes feldolgozási munka már több levéltárban folyik a W-sorozatban, de az elkészült thesaurus nem tekinthető véglegesnek. * * * A levéltárakat változásra, alkalmazkodásra kényszerítő társadalmi-gazdasági változások egészen konkrét, kézzelfogható módon is jelentkeznek. G. Ermisse arra vállalkozott, hogy az 1969—1986 közötti kutatóforgalom adatait elemezze.

6 Nézzük először a számokat (összehasonlításképpen zárójelben feltüntettem a hasonló magyarországi adatokat is, l

ha azok a rendelkezésemre álltak): A (beiratkozott) kutatók száma 1969 1986 Nemzeti Levéltár 6 985 14 349 (1380) Megyei levéltárak 36 374 109 500 (3283) Összesen 43 359 123 849 (4663) 81