Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

Az adatvédelemről a hozzáférési jog 'kapcsán érintőlegesen már esett szó, ez azonban még kiegészítendő egy négylépcsős ún. biztonsági mentéssel. A bevitt adatok mentése naponta történik, tehát egy esetleges műhiba (pl.: áramszünet) csak az aznapi adatállományt károsíthatná. Ez az első lépcső, ezt követően 10 naponként, negyed évenként ,,felülírják"

3 s a negyedik szint az éves mentés, amit sohasem írnak felül. A rendszer előnyei Valamennyi adat egy központi adatbázisba kerül, s a hozzáférési joggal rendelkezők könnyen, gyorsan hozzájuthatnak a kívánt információkhoz. Az illetéktelenek behatolását a rendszerbe a program lehetetlenné teszi. A többlépcsős mentés segítségével garantálni tudják az adatvédelmet. A tárgykód segítségével történő iktatás lehetővé teszi, hogy az egy témakörhöz tartozó iratok együvé kerüljenek, s kiküszöböli a többszörös iktatást. Lényegesen gyorsabbá válik a visszakeresés, lehetőség van a legkülönbféle csoportosítások, elemzések készítésére akár a képernyőn, akár a nyomtatón. Automatikusan figyeli a válaszadási és ügyintézői határidők betartását, s az esetleges (mulasztásokra figyelmeztet. Egyszerűsíti a selejtezési eljárást, s a központi agy a kiselejtezett iratok adatait is tovább őrzi. Ez az iratkezelési rendszer a levéltári elvárásoknak tökéletesen megfelel. Öriási előnye, hogy a bonyolultnak tűnő program az igényeknek megfelelően egyszerűsíthető. A vállalat jellegéből következően az atomerőműben azonban ilyen mélységű adatbevitelre szükség van. A továbbiakban az ún. irattári tervet (témakör, kódjegyzék) ismertetném. Korábban már említettem, hogy 21 témafőcsoportot különböztet meg, melyek a következők: A— Beruházási ügyek B— Kereskedelem és gazdasági C— Ár, pénz, elszámolási ügyek D— Bér- és SZTK-ügyek E— Személyzeti ügyek F— Munka és munkabiztonsági ügyek G— Igazgatási ügyek H— Figyelési és ellenőrzési ügyek I— Termelési, termelésellenőrzési ügyek, termelésirányítási ügyek J— Jogügyek K— Statisztikai és információs ügyek L— Polgári védelmi ügyek M— Anyagellátási ügyek N— Nemzetközi együttműködési ügyek O— Gépjármű és szállítási ügyek P— Műszaki fejlesztési ügyek Q— Lada dokumentáció V— Minőségbiztosítási ügyek X— Karbantartási ügyek Y— Tűzvédelem Z— Szervezési és számítástechnikai ügyek Mint a felsorolásból is látható, az igazgatóság a vállalat többi egységéből érkező iratokat is ugyanúgy kezeli, mint az idegen anyagokat, hiszen a bér és SZTK, a személyzeti, a munkaügyi, az igazgatási, a jogi, az ellenőrzési, a nemzetközi ügyek iratainak jelentős része az illetékes szakmai főosztályoktól ér36