Levéltári Szemle, 41. (1991)
Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.
/ kezik, vagy oda megy. Ebből következően az átfedések, a hagyományosan kezelő részlegek és igazgatóság iratai között elkerülhetetlenek. Pl.: Igazgatási ügyek Nem selejtezhető tételként szerepelnek G01 Eljárásrendek, szabályzatok, utasítások G02 Vezetői tevékenységi kör átadása G04 Lajstromkönyv G05 Vezérigazgató rendeletei és eljárásrendi utasításai G18 Lakásügyek G22 Műszaki G23 Gazdasági G24 Általános vezérigazgató-ihelyettesék rendeletei, eljárásrendi utasításai. A vezetői értekezletek jegyzőkönyvei és az emlékeztetők a tárgykód szerint itt 5 év után selejtezhetők. (Javasoltuk ezen tétel őrzési idejének megváltoztatását 15 év után levéltárba adandóra.) Ezek a tételek az illetékes szakmai főosztályon készültek, s valamennyi egységnek megküldött ún. isokpéldányos anyagok. Megőrzésükre tehát elvileg csak egy helyen lenne szükség, azon az osztályon, ahol az anyagot (készítették. Tekintve azonban, hogy a gépi feldolgozás fizikailag is jóval gyorsabb visszakeresést biztosít, így az átfedés ellenére is indokoltnak tartjuk az itt történő megőrzést is. Amennyiben a vállalat egésze áttérne a számítógépes iratkezelésre, úgy ezek az átfedések kiküszöbölődnének. Az irattári terv számunkra igazán izgalmas része, az igazgatóság saját tevékenysége során keletkezett iratok besorolása, kezelése. Legfontosabbak a Beruházási ügyek, ezen belül 49 tárgykód különül el, s ebből 9 tétel 15, illetve 25 év után levéltárba adandó, 15 tétel sem selejtezhetőnek, helyben őrzendőnek minősül. A beruházási ügyek 49 tételre történő bontása egy normál vállalat esetében túl részletezőnek tűnne, itt azonban feltétlenül indokolt. Történeti értékű besorolást kaptak az alábbi tételek: — Beruházási céldokumentumok — Beruházási javaslatok — Beruházási okmányok — A beruházásra vonatkozó minisztériumi és egyéb észrevételek — Létesítést megelőző biztonsági jelentós — SZECS lapok — Környezetvédelem — Felügyeleti szervekkel folytatott levelezés — Levelezés külső vállalatokkal Helyben őrzendő, nem selejtezhetőnek minősítették az alábbi 14 tételt: — Beruházási szerződések finanszírozása —- Szanálási ügyek — Üzembe helyezés előtt biztonsági jelentós a beruházással kapcsolatban — A beruházás műszaki átvételi és üzembe helyezési jegyzőkönyvei, egyéb átadási dokumentáció — A beruházás 'biztonsági engedélyei, berendezések és tartozékainak vizsgálatai, ellenőrzései, átvételei ós telepítése — Végleges üzembe helyezési engedélyek, aktiválási nyilatkozatok — Beruházás vonatkozású dokumentumok, egyeztetések — Kisajátítási dokumentumok — Hatósági engedélyek, vélemények 37
