Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

A tárgykód meghatározása, mint az a fentiekből is kitűnik, eldönti, hogy az illető irat milyen őrzési időt igényel. Azaz, 15N (15 év után levéltár), OON (Nem selejtezhető), 05 (5 év után selejtezhető). A programból következően a gép a tárgykód betáplálása után az őrzési időt automatikusan rögzíti. A felelős szervezet kódja két számjegyből vagy egy számjegyből és egy betűből áll Pl. 80— Beruházási Igazgatóság 89— Dokumentációs Központ 8A— Általános (több szervezeti egységet érintő ügyirat). Az ún. bejövő irat, ezen kódok birtokában kerül vissza a Dokumentációs Központba, ahol beiktatják. Az iktatáshoz azonban még meg ikell határozni a dokumentum (ügyirat) fajtáját is. Ezek kódja egy betű, amit a dokumentációkezelő határoz meg. Iratok, ezen belül például: Kérvény, kérelem Emlékeztető Jegyzőkönyv Telex Telefax stb. Dokumentáció, ezen belül: rajz, térkép, ábra, séma, diagram, grafikon stb. (Ezen kódok teljes felsorolását a felhasználói kézikönyv tartalmazza. Dokumentumként ikezeli mindazon iratokat, melyeknek műszaki tartalmuk van, de ide sorolja a mérleget, a költségvetést és a szerződést is.) Az illetékes (intézkedésre jogosult) szervezeti egység kódja, a tárgykód, a dokumentum-, ügyiratkód meghatározása után kerülhet sor az irat tényleges iktatására, amikor az irat megkapja a tárgykódján belüli soron következő négyjegyű számot és a folyó év utolsó két számjegyét. Ennek meghatározása, s a továbbiakban minden lépés már a gép segítségével történik. Hozzáférés a rendszerhez Valamennyi bevitt adat egy központi ún. „ADOK" adatbázisba Ikerül. Ezt az adatbázist a „BASIS" programnyelv segítségével szervezik és tartják fenn. A BASIS esetében ez, különböző programmodulokból áll, amelyek létrehozzák és fenntartják az adatbázishoz szükséges számítógépes file-kat. Azon felhasználók, akik jogosultak az ADOK adatbázis használatára, azok ezt egy menürendszer segítségével tehetik meg. Az igazgatóság valamennyi ügyintézője, aki eredményesen elvégezte a számítástechnikai szaktanfolyamot, a menüvezérelte felhasználói kapcsolat révén az adatbázisban meglévő adatokban kereshet, rendezhet, kiinyomtathat, kijelezhet. A felhasználók egy szűkebb pontosan meghatározott körének — a Dokumentációs Központ képzett alkalmazottai — adatok bevitelére is, egy ennél is szűkebb körnek az adatok módosítására is joga van. A jogosultak körének (meghatározása önmagában még nem biztosítaná az adatvédelmet, ennek önmagából a rendszerből kell fakadnia. A BASIS softver installálása PAKSB számítógépen történik, valamennyi felhasználónak, aki BASIS adatokat akar használni, hozzáféréssel kell rendelkeznie a rendszerhez, vagy közvetlenül, vagy valamilyen más számítógép útján. 31