Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

A bejelentkezés során a felhasználó, saját vezetéknevét és az általa készített, s kéthavonként módosított jelszót üti be a gépbe. Pl.: Kovács, jelszó KCS 1968. A gép a jelszót szigorúan titkosan kezeli, az a monitoron sem jelenik meg. Amennyiben a jelszó pontos, akkor egy menü jelenik meg az adatbázis-kiválasztáshoz. A „teljes" felhasználói joggal rendelkezők (keresés, rendezés, jelentéskészítés, adatbevitel, módosítás) az alábbi főmenüből választhatnak. Főmenü: KE Keresés RE Rendezés JE Jelentés AB Adatbevitel KM Keresés módosításhoz AL Átmeneti filé listája FI Figyelő lista LE Kísérő levél KI Kód lefoglalás Ba BASIS központi rendszer KI Kilépés A felhasználó ezután a menüből kiválasztja a kívánt funkciót, s a kétbetűs rövidítést beviszi a gépbe. Ezt követően a kiválasztott menü megjelenik a terminálon. Iktatás, adatbevitel Amennyiben iktatni kívánunk, akkor a Kódlefoglalás az első teendőnk. A kódlefoglalás nem más, mint a tárgykódban lévő folyószám lefoglalására szolgáló automatikus kódrendszer, ami lehetővé teszi, hogy az ún. kimenő levelezés a decentralizált betáplálás ellenére is központi adatbázisként jelenjen meg. A 10 szervezeti egység mindegyike, azon alkalmazottja révén, aki beviteli joggal rendelkezik, beiktathatja, beviheti a gépbe a következő iktatószámra a kívánt dokumentumot. A rendszer kizárja, hogy ugyanarra a folyószámra két irat iktatódjék. A kódlefoglalás után az iktatószám valamennyi adata rendelkezésünkre áll. PL: 81— A03— S— 0123— 90 I I I Beruházási Igazgatóhelyettes Beruházások előkészítése, beruházási program (tárgykód) Specifikáció (dokumentumkód) I I Soron következő folyószám I Évszám Az iratra csak az iktatószám ikerül, lerakása tárgykód szerint, s azon belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében történik. 32