Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - HÍREK - Szücs László: Levéltárosként Torontóban / 98–103. o.

netlenségeit igyekeznek felszámolni, ennek érdekében kidolgoztak egy leltárkészítési útmutatót. Két kötetben elkészítették és kiadták a fondjegyzéküket: az egyik kötet az állami és a helyi szervek fondjait, a másik a privát személyektől és szervektől származó irategyütteseket tartalmazza. Részletes útmutatót készítettek a névmutatózási munkák egységének biztosítása céljából (ennek egy példányát magunkkal hoztuk), s hozzákezdtek a mutatózáshoz. Az iratok tárgy szerinti áttekintésének megkönnyítése céljából thesaurus készítését határozták el. Miután beható vitákat folytattak arról, hogy saját levéltári rendszert dolgozzanak-e ki, vagy kövessék a könyvtári szisztémát, úgy döntöttek, hogy adaptálják a könyvtári előírásokat, de a levéltári sajátos igények szerint átdolgozva. Kidolgoztak egy kis kézikönyvet az Ontario államban működő 150 helyi levéltár munkájának segítése céljából. Évente 40—50 helyi levéltárosnak tartanak továbbképző előadásokat. Van egy jól felszerelt, állagvédelmi célokat szolgáló laboratóriumuk és reprográfiai műhelyük — az utóbbi szolgáltatásait a kutatók is igénybe vehetik. Iratokról 47 000 tekercs filmet készítettek már, de így is állományuknak csak mintegy 10%-a van filmen. A filmekről egyébként a kutatók használatára egy Xidex 1260-as géppel készítenek másolatokat, azaz hővel, nem kémiai úton: ultraibolya sugárzáson megy keresztül a film. Ez — állításuk szerint — olcsóbb, gyorsabb, tisztább, mint a hagyományos eljárás. Évente 15 000 kutatójuk és ügyfelük van. Ezek fele genealógiai kutatások ügyében keresi fel a levéltárat. A kutatók munkáját minden eszaközzel segítik, ha szükséges más városokba is elviszik az iratokat — ez is az új szolgáltatások közé tartozik. Kutatási lehetőség reggel 9-től este 1/2 11-ig van, de csak 1/2 5-ig van szakszolgálat, utána már csak ügyeletet tartanak. A kutatás ingyenes, 20 lap terjedelemig a formahű másolhatás is. A földszinti kutatóban lehet tanulmányozni az iratokat eredeti formában és filmen. Ha valaki írógépet vagy komputert kíván használni, erre is lehetőség van egy külön szobában. A térképeket, tervrajzokat az első emeleten lévő kutatóteremben kapják meg az érdeklődők, míg a magnó-, videó- és a mozgófilmanyagot a második emeleten lévő különteremben lehet meghallgatni, illetve megnézni — előzetes bejelentés alapján. Nagyon nagy gondot fordítanak az iratok biztonságára, épségük megőrzésére, pl. egyszerre csak egy egységet adnak ki kutatónak, a térképéket, üveglapon' lévő negatív felvételeket, diákat csak pamutkesztyűben lehet megfogni. A kutatás lehetőségét egyébként egy egészen friss, 1988 januárjában életbe lépett jogszabály, az információ szabadságáról és az egyéni titok védelméről szóló törvény szabja meg. A törvény alapállása az, hogy az állampolgárnak a lehető legnagyobb rálátást kell biztosítani a kormány, a hivatalok, képviseletek, tanácsok munkájára, ugyanakkor szigorú korlátokat állít az egyes személyekről a hivatalos szervek birtokába jutott adatok összegyűjtése, felhasználása és főleg nyilvánosságra hozatala tekintetében. Az állampolgárok tájékoztatása céljából a kormányzati szervek kidolgoztak két útmutatót. Az egyik a kormányzati szervekre, ezek intézményeire, működésükre vonatkozóan tartalmaz információkat, míg a másik az egyes személyek elképzelhető ügyei (születés, házasság, halálozás, örökösödés, gyámügy, adózás stb.) szerint ad felvilágosítást arról, hogy ezekben hol, melyik szerv, s milyen szinten jár el. Ezek a jegyzékek minden szervnél hozzáférhetők, illetve könyvüzletben megvásárolhatók. Így az állampolgárnak nem csak joga van arra, hogy betekintsen hivatalos iratokba, vagy számonkérje a személyére vonatkozó iratok felhasználásának módját, de ehhez megkapja a szükséges segítséget is. A hivatalos iratokba való betekintés 101