Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archíválása című kutatási téma zárójelentése: rövidített szöveg / 48–56. o.

ció azonban hagyományos formában (papíron) van rögzítve, tehát a levéltárba adás a szokott módon történhet azzal az eltéréssel, hogy az iktatókönyv mágneses adathordozón is rendelkezésre áll, ami esetleg segítheti a selejtezési és rendezési munkákat. A probléma a teljes automatizáció esetében jelentkezik. Tételezzük fel, hogy két egymással üzleti kapcsolatban álló cég adminisztratív tevékenységét teljes mértékben automatizálta. Ez azt jelenti, hogy minden ügyintézője és vezetője íróasztalán egy terminál van, mely kapcsolatban áll egy központi számítógéppel. Az ügyintéző az üzleti levelet — melyet régen írógéppel papírra írt — most a billentyűzet segítségével közvetlenül a számítógépbe viszi be, és így az irat csak mágneses adathordozón rögzítődik, papíron nem. A rögzítés után a számítógéphálózaton keresztül kapcsolatba lép a címzett cég számítógépével, és átküldi a levelet a másik számítógépnek. Ez a gép a címzés alapján az ügyiben illetékes ügyintéző terminálján megjeleníti a levelet. Az ügyintéző azt elolvasva a választ hasonlóan készíti és küldi el. Az egész folyamat során iratot csak mágneses adathordozón rögzítették és vettek nyilvántartásba. Az ügy lezárta után az összes vele kapcsolatos irat „irattár"-ba kerül, ami természetesen nem más, mint egy mágneses adathordozó. További problémát jelent, hogy az irodák gépesítése során átalakítják az ügyintézés struktúráját, azt a továbbiakban nem az elvégzendő feladatok határozzák meg, hanem elárendelődik egységesen kialakított információs rendszernek. A levéltáraknak meg kell találniuk az új iratanyaganyag helyét a levéltári munkában és az írásbeli ügyvitelben, továbbá olyan koncepciót kell ezzel kapcsolatban kidolgozniuk, amely a manuális rendszerek eddigi funkcióit az új információhordozóknál is érvényesíteni tudja. (Fondképző, proveniencia, az elektronikus levéltárban őrzött „iratok" hitelessége stb.). Természetesen senki nem állítja, hogy a jövőben nem keletkeznek hagyományos módon készített iratok, de ezek és a számítógép által rögzített iratok mennyiségi aránya meg fog változni az utóbbi javára. II. összegzés Az eddigi munka során elért eredmények és az egyes dolgozatokban megfogalmazott javaslatok birtokában meg kell határozni azokat a további feladatokat, amelyéket a levéltáraknak a végcél, a mágneses adathordozókon őrzött történeti értékű információk biztonságos megőrzése érdekében végre kell hajtaniuk. Egyértelműen kimondható, hogy a jelenlegi technikai fejlettség szintjén a leggazdaságosabb adathordozó a mágnesszalag. Ezek biztonságos őrzése megfelelő klímaviszonyokkal rendelkező, tűzbiztos helyiségekben történhet, rendszeres karbantartás (tisztítás, átjátszás, stb.) mellett. E feltételeknek eleget tenni csak nagy értékű technikai felszereléssel rendelkező szervezet képes. Az a megoldás, mely az „Ajánlásokéban (1983) szerepel, miszerint a levéltárakat el kell látni a szükséges technikai eszközökkel és az ezeket működtető szakembergárdával, a jelenlegi gazdasági helyzetben irreális, véleményem szerint azonban hosszabb távon is meggondolandó. Jelenleg sokkal kézenfekvőbb, hogy a levéltárak és a szükséges technikai felszereléssel rendelkező számítógépközpontok szoros együttműködésével oldjuk meg a feladatot. Ez esetben két lehetőség létezik, amelyek csak a szalagok tárolási helyében különböznek egymástól: 1. a mágnesszalagok őrzése és karbantartása a számítógépközpont53