Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archíválása című kutatási téma zárójelentése: rövidített szöveg / 48–56. o.

ban történik (célszerűen abban, amelyik a rendszert üzemeltette), a levéltár csak a felügyeletet látja el, 2. a mágnesszalagok őrzése egy központi szalagarchívumban történik a levéltár szervezeti keretén belül, és csak <a karbantartást, valamint a kutatási igények kielégítését szolgáló feldolgozást végezné a számítógépközpont. Hosszabb távon ez a megoldás megnyugtatóbb. Nyilvánvaló, hogy a jelenlegi körülmények között az első változat megvalósítását kell célul kitűzni, azonban a mágneses adathordozókon rögzített történeti értékű információk esetében figyelembe kell venni egy — a hagyományos iratok esetében nem jelentkező — problémát, az adathordozó értékét. A mágneses adathordozó bármikor újra felhasználható, és a jelenlegi jogszabályok alapján az intézmények átadásukra nem kötelezhetőek. Ezenkívül felmerül még az őrzésükkel és karbantartásukkal kapcsolatos költségek kérdése is. A jelenlegi jogszabályok alapján is egyértelmű, hogy az adattulajdonos, a feldolgozást végző számítógépközpont és a levéltár viszonylatában a történeti értékű adatok archiválása a levéltár és az adattulajdonos közötti megállapodás keretében történhet meg, azonban az archiválással kapcsolatos költségek kérdése részletes jogi szabályozást igényel. A levéltár számára legoptimálisabb szabályozás esetén is. — mely szerint az adathordozó, valamint az őrzésével és karbantartásával kapcsolatos költségek az ügyviteli szakasz eltelte után 5—15 évig az adattulajdonost terhelnék — figyelembe kell venni a levéltár felügyelete alá kerülő adathordozók tárolási költségének kérdését. Ezek a költségek egyértelműen a levéltárra hárulnának, így részükre az ehhez szükséges anyagi fedezetet biztosítani kell. A fentiekből következően a levéltár kiadásai megnövekednek, hosszú távon azonban két fontos tényezőt figyelembe kell venni: — a technikai fejlődés a számítógépes adathordozók területén is rohamos, a gyakorlati életben megjelennek az olcsó, nagy tárolókapacitású eszközök (pl. CD-k), (ez utóbbi élettartama gyakorlatilag végtelen, karbantartásigénye minimális); — a számítástechnika térhódításával egyre nagyobb mennyiségű információ mágneses adathordozókon jelenik meg, és ezek hagyományos iratokon csak részben tükröződnek. Ebben az esetben is célszerűbb az információ mágneses adathordozón történő tárolása, egyrészt a kutatási igények gyorsabb, szélesebb körű kiszolgálása érdekében, másrészt a hagyományos iratok tárolási költsége hosszú távon növekszik.! Az így kialakuló szalagarchívumok átmeneti levéltár szerepét töltenék be, ahonnan a későbbiek során csak azok az adatállományok kerülnének be a levéltár központi archívumába, amelyek az archiválás összes kritériumának eleget tesznek. Elfogadva a fentieket a mágneses adathordozók archiválásával kapcsolatos, a levéltár által elvégzendő feladatokat az alábbi öt pontban foglalhatjuk össze. 1. Gyűjtőkör meghatározása Magyarországon a gazdaság és a társadalom területén végbemenő gyors, radikális változások a SZAO — és természetesen ezzel együtt a levéltár — gyűjtőkörébe tartozó intézményeket sem kerülték el. E változások hatásai a levéltár feladataira nem hagyhatók figyelmen kívül, és megkérdőjelezik a jelenlegi gyűjtőkör létjogosultságát. Munkatársaink az 1987-ben véglegesített gyűjtőkörbe tartozó intézmények egy részénél a hagyományos iratkezelés ellenőrzésén kívül szerettek volna megismerkedni a számítógépen üzemeltetett rendszerekkel is — annak eldöntése céljából, ihogy tartalmaznak-e levéltári értékű adatokat —, de sok esetben ezt üzleti titokra való 'hivatkozással megta54