Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 1. szám - Tervezet a magyar levéltárügy újraszabályozására / 8–29. o.

lógatott levéltári anyagnak a jogállam folyamatos működésében, a jogfolytonosság biztosításában betöltött nélkülözhetetlen szerepére is. b) A fentebb leírtaknak megfelelően az örökös megőrzést igénylő köziratok kiválasztásakor nemcsak a történeti kutatás, hanem a felhasználás egyéb szempontjait is figyelembe kell venni. Ebből következően a törvény maradandó értékűnek tekinti azokat a köziratokat, amelyeknek történeti értékük van, vagy örökös megőrzésüket — a törvényhozás, a közigazgatás és a jogszolgáltatás információszükséglete miatt vagy az állam és az állampolgárok jogos érdekeinek biztosítása végett — jogszabály írja elő. Emellett rögzíteni szükséges azt is, hogy a köziratok történeti értékének meghatározása levéltári szakfeladat. Jelenleg is számos példa van arra, hogy többnyire magas szintű jogszabály valamely irattípus selejtezését — az állam vagy az állampolgárok közvetlen érdekeire való tekintettel — megtiltja. (Pl. anyakönyvek, különböző törzskönyvek, cégbírósági iratok stb.) Ezek a jogszabályok azonban a jogbiztosítás és a jogfolytonosság szempontjából fontos köziratok egészét (pl. a bírósági és ügyészségi iratokat, a személyzeti nyilvántartásokat stb.) nem fedik le. Indokolt, hogy ezen irattípusok szabályozásának kérdését az egyes főhatóságok — a levéltári törvény előkészítésére való tekintettel is — mielőbb felülvizsgálják. c) A közhatalmi funkciót gyakorló és a közfeladatot ellátó szervek működése során keletkezett történeti értékű modern adathordozókat illetően az előző fejezet 1. pontjában megfogalmazott általános alapelv (miszerint az iratot helyettesítő vagy az irathoz mellékletként csatolt kép- és hangfelvételek, valamint a számítógéppel rögzített adatok is iratnak minősülnek) két vonatkozásban is kiegészítésre szorul. — A nem iratnak minősülő, de történeti értékű, bármely eljárással készült kép- és hangfelvételek (pl. a Magyar Rádió hangarchívuma, a Magyar Televízió képarchívuma, a Magyar Távirati Iroda fényképgyűjteménye stb.) örökös megőrzését és kutathatóságát is biztosítani kell. Ennek szabályai azonban némileg eltérnek a levéltári anyag megőrzését és kutathatóságát biztosító általános előírásoktól, illetve ezen feladat ellátására a közlevéltárak jelenleg nincsenek felkészülve. Ezért megfontolásra javasoljuk, hogy az említett dokumentumokról, mint speciális kulturális örökségről külön törvény rendelkezzék. — A számítógéppel rögzített adatok selejtezése és tartós megőrzése is — a hagyományos iratoktól eltérő — szabályozást igényel. Javasoljuk, hogy erről a Központi Statisztikai Hivatal és a Művelődési Minisztérium a levéltári törvényhez kapcsolódó jogszabály kiadásával gondoskodjék. d) Alapvető szabály, hogy a végleges megőrzésre kijelölt köziratokat az irattár fenntartója külön jegyzék kíséretében, valamint a kezelési és őrzési előírásoknak megfelelő állapotban (nyilvántartásaikkal együtt, rendezetten és a biztonságos őrzéshez szükséges tárolási eszközökkel ellátottan), saját költségén köteles átadni az erre illetékes közlevéltárnak. A levéltár csak teljes és lezárt évfolyamokat vesz át. e) A levéltár az átvett köziratok megőrzéséért csak olyan legkisebb egységig lemenőén felelős, amilyen részletezésben az iratokat az átadás — átvételkor készült jegyzék felsorolja. További vizsgálatot igényel annak meghatározása, hogy a törvény milyen irattípusokra vonatkozóan írja elő az egyes iratokig lemenő tételes elszámolást. f) A köziratok selejtezéséről a kiselejtezett irattári tételeket (vagy aktákat), azok évkorét és mennyiségét feltüntető, jegyzőkönyv készül. Az irattár fenntartója által végzett selejtezést követően a jegyzőkönyvben feltüntetett iratok csak 17