Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 1. szám - Tervezet a magyar levéltárügy újraszabályozására / 8–29. o.

illetve szakfelügyelete. (Az önkormányzati szervek iratainak archiválásával kapcsolatos állami felelősség kérdését, valamint ezzel összefüggő javaslatainkat a közlevéltárakról szóló fejezetben ismertetjük.) — A védett magánlevéltári anyag tulajdonosaival az együttműködési szerződések megkötése és az abban foglaltak végrehajtása, valamint a magánlevéltári anyaggal kapcsolatos hatósági teendők elvégzése. — A levéltári anyag egészét érintően a megrongálódott, pusztulásnak indult dokumentumok restaurálásáról vagy mikrofilmezéséről való gondoskodás, illetve a veszélyeztetett állapotba került levéltári anyag megmentését szolgáló akciók központi támogatása. Ez utóbbi feladat ellátásáról, az iratállomány megóvásáról — a hatályos jogszabályok értelmében — jelenleg az egyes levéltárfenntartóknak kell gondoskodniuk. Ilyen irányú kötelezettségük alól javaslatunk sem kívánja mentesíteni őket. A levéltári forrásanyag egészének rendkívül aggasztó fizikai állapota miatt azonban tovább nem halasztható üggyé vált az országos méretű iratvédelem tárgyi-technikai és személyi feltételeinek megteremtése, továbbá a mentési program kidolgozása és központi megszervezése. A felsorolt állami feladatokkal kapcsolatos költségek zömét egyrészt a tartós megőrzésre kijelölt iratanyag mennyisége, másrészt a már levéltárban lévő, illetve oda bekerülő iratok fizikai állapota, valamint átselejtezettségének és rendezettségének szintje határozza meg. A költségkímélés, a levéltári tevékenység lehető leggazdaságosabb megszervezése szempontjából döntő szerepe van annak, hogy az irattári tervek mennyire jelölik ki pontosan a megőrzendő iratok körét, illetve az irattári tervek alkalmazása, s ennék nyomán az irattári selejtezés milyen mértékben nyújt garanciát az értéktelen iratok kiszűrésére. a) A célnak megfelelő irattári terv egyik igen lényeges feltétele, hogy akik készítik, azok a köziratok felett teljes átlátással rendelkezzenek. (Nyilvánvaló, hogy addig, amíg az irategyüttesek tartalmi értékének egymáshoz való viszonyítása éppen a legfontosabb döntési szintek iratainak ismerete nélkül történt, jó irattári terv aligha készülhetett. A közérdekű adatok nyilvánosságával azonban ez a probléma megszűnik.) A másik nélkülözhetetlen feltétel, hogy az irattári terveket illetően — levéltári szempontból — csak az rendelkezzék döntési joggal, aki egyúttal a levéltári anyag egészéért is felelős. A kormányrendelet értelmében az irattári terveket jelenleg — a levéltári anyag védelme érdekében — a Művelődési Minisztérium, mint a levéltári anyag egészéért felelős főhatóság hagyja jóvá. Annak azonban, hogy ilyen jellegű feladatot első fdkú főhatóságként a minisztérium lásson el — a kormányzati tevékenység fejlesztésének fő irányaiból következően — a jövőben nincs létjogosultsága. Szükségesnek tartjuk, hogy az irattári tervek szakmai előkészítése és a döntés meghozatala, mint szakhatósági feladat ne különüljön el egymástól, hanem egy szervezeten belül valósuljon meg. [Az 5. e) pontban az irattári tervek elkészítésére vonatkozó javaslatot már ennek megfelelően tettük meg.] b) A nemzetközi tapasztalatok tanúsága szerint az irattári selejtezések megszervezésének — a szakszerűséget és a hatékonyságot egyaránt jól biztosító — legkorszerűbb módszere jelenleg a közvetlen levéltári felügyelet alatt álló ún. iratközpontok (átmeneti levéltárak) működtetése. E megoldás alkalmazásának azonban Magyarországon — elsősorban anyagi okok miatt — belátható időn belül nincs realitása. Az adott körülmények között elkerülhetetlen, hogy a tartós megőrzésre érdemes irattári anyagot a létrehozók — a kutathatóvá válás időpontjáig — maguk őrizzék, s a levéltári anyag kiválogatásáért (az irattári selejtezés elvégzéséért) továbbra is ők legyenek felelősek. Az állam területi és helyi szervei részére javasolt egységes irattári tervek alkalmazása, 15