Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

— levéltári jelzet (az informatikai iratok egyedi levéltári jelzete, nem keverendő össze a szalag raktári azonosító számával) — a fájl típusa (numerikus vagy szöveges adatokat vagy programokat vagy niás típusú információt tartalmaz-e) — bibliográfiai adatok (a létrehozó és az őrző neve, a fájl és/vagy a fond címe, évköre, a kapcsolódó levéltári (informatikai) iratok adatai stb. — az adatok dimenziója (az érintett földrajzi terület, népcsoport, periódus stb.) — rövid tartalom (a fájl tartalmának leírása, használatának módszerei stb.) — elemzési egység (az adatfelvétel szintje és egysége) — elrendezés (a rekordok rendje a fájlon belül) — technikai leírás (fájlstruktúra [fa- vagy hálóstruktúrájú, fix vagy változó hosszúságú rekordok], fájlméret, speciális formátumok, hard- vagy szoftverfüggőség) — deszkriptorok (kulcsszavak a tematikus indexeléshez) — dokumentáció (minden publikált vagy nem publikált dokumentáció, ami segíti a fájl használatát) d) Kódlista. A használt kódokon kívül célszerű itt részletezni a rekordszerkezetet (a változók neve, mérete, pozíciója, karaktertípusa). e) A fájl részleges kiíratása. Érdemes a fájl elejéről és végéről kiíratni néhány rekordot, hogy a használónak jobb áttekintése legyen. 6. Kutatás és használat A levéltár lényegében már a tervezésnél eldöntötte, hogy milyen szolgáltatást ad a kutatóknak. A szolgáltatások széles köre képzelhető el, kezdve attól, hogy a levéltár csak a kutató rendelkezésére bocsátja a segédleteket, és a kiválasztott szalagról másolatot ad, amit aztán a kutató másutt dolgoz(tat) fel (ez a legelterjedtebb szolgáltatási forma!), egészen addig, hogy a kutatónak még a programozásban is segít. A kutatási korlátozások nemcsak az archivált informatikai iratok használatát befolyásolják erőteljesen, hanem a szerzeményezést is. Közismert, hogy az informatikai iratok jellegüknél fogva sok friss bizalmas adatot tartalmaznak, sőt az adatfájlok összekapcsolása révén a papírformában ártalmatlan iratok is potenciálisan „veszélyessé" válhatnak. (Ez is egy magyarázata annak, hogy a szervek miért vonakodnak annyira átadni az informatikai fOndjaikat a levéltáraknak.) A nyugati országok törvényhozásai ezeket a veszélyeket felismerték, és sorban születtek a szigorúbbnál szigorúbb törvények. Ismert az is, hogy van technikai megoldás a korlátozások többségének a feloldására: a kényes adatok takarásával kell azonosíthatatlanná tenni az adatokat (Anonymization), és így kell kiadni az anyagot a kutatónak. A takarásnak természetesen ideiglenesnek kell lenni, ha a kutatási korlátozás ideje lejárt, a szalagokat teljességükben kell a kutatónak megkapniuk. Bár az anonimizálás technikailag sem mindig egyszerű és olcsó, egy sor szakmai problémát vet fel. A művelet megkezdése előtt először is alaposan elemezni kell az adatokat, és meg kell állapítani a kapcsolódó, vagy kapcsolható fájlokat. Lehetőség szerint minden adatkombináció lehetőségét meg kell vizsgálni (nagy fájlok esetében ez hatalmas munka). A látszat ellenére nem biztos, hogy elegendő, ha például egy adatfájlból takarjuk a személyek nevét és címét. Egy kisvárosban vagy faluban könnyen azonosítani lehet valakit foglalkozása, képzettsége vagy jövedelme alapján. Hogy ezt elkerüljük, két megoldás kfnál24