Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

kőzik: vagy fokozatosan szélesítjük a takarandó adatok körét, vagy összevonunk bizonyos adatkategóriákat. Az első változat esetén óriási lehet az információveszteség, és könnyen lehetséges, hogy értelmetlenné válik a kutatómunka. A másik megoldás esetén két út áll előttünk: két esetleg több nem feltétlenül egybetartozó adatkategóriát vonunk össze (bevált módszer a statisztikában), vagy egy adatkategórián belül a tól-ig határokat bővítjük ki, méghozzá úgy, hogy a kiugró szélsőséges egyedi adatok „híguljanak fel" (az előbbi példát idézvén: ha a jövedelemre vonatkozó kategóriákat, melyek eredetileg 10 ezer dolláronként szerepeltek, a „széleken" összevonjuk (0—20 ezer, 20—30 ezer, 30—40 ezer, 40 ezer fölött), akkor a kisváros néhány legszegényebb és leggazdagabb családja már nem azonosítható, hiszen a kibővített kategóriákba sokkal többen tartoznak bele). A számítástechnikai adathordozók instabilitása és sérülékenysége fokozott biztonságra törekvést eredményezett. A minta rendelkezésre állt, hiszen a levéltárakban pár évtizeddel korábban meghonosodott mikrofilm több hasonlóságot mutat a mágnesszalaggal. A mikrofilm levéltári alkalmazásánál alapkövetelmény, hogy az archivált filmek legalább két példányban őriztessenek: a biztonsági kameranegatív (Master) távol a levéltártól, a kutatók által használt másolat pedig a levéltár épületében. Észak-Amerikában elterjedt a harmadik példány is, amit csak újabb másolatok készítésére használnak. Ezt a gyakorlatot átvették a számítástechnikai hordozók archiválásánál is. 7. Őrzés A mágnesszalag adatai optimális 'körülmények között sem élnek 12—20 évnél tovább, tehát létfontosságú, hogy még a lemágneseződés előtt átmásoljuk őket (az Archives nationales-ban 5 évente csinálnak új kópiát). Öriási jelentősége van a jó minőségű hordozónak, tehát nagyon ajánlatos a levéltáraknak a legjobb minőségű szalagokkal dolgozni. A tárolás legfontosabb követelményei a következők: 17—20 Celsius-fokos állandó hőmérséklet, 40%^os (a francia Archives nationales-ban 50%-os) páratartalom, tűzbiztos, füst-, por- és mágnesmentes környezet, szalagok címkével ellátott műanyag dobozban és fémpolcon. Nagyon fontos, hogy a körülmények állandóak legyenek. Érdemes minden szalagot a fizikai állapotától függetlenül 1—2 évente egyszer áttekercselni, hogy a felhalmozódott feszültséget megszüntessük. Tanácsos 1—2 évente (megfelelő metódus alapján) szúrópróbaszerűen kiválasztott tekercseket ellenőrizni, hogy olvashatók-e, látható-e rajtuk sérülés vagy deformálódás. Probléma esetén gyakran az egyszerű tisztítás is segít, ha nem, akkor csak az átmásolás jöhet szóba. Ha hibás szalagot találunk, az ellenőrzöttek körét azonnal ki kell terjeszteni a potenciálisan gyanús szalagokra is, és a kör addig szélesítendő, amíg megnyugtatóan meg nem győződünk arról, hogy a rendellenes anyagot kiszűrtük. Érdemes az ellenőrzések eredményét mindig feljegyezni, egyrészt a nyilvántartás végett, hogy az ellenőrzések rendszeresek, teljesek és szisztematikusak legyenek, másrészt mert visszatérő hibák esetén fényt deríthetünk a hibaforrásra. 25