Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

tuális része éppúgy érvényes rájuk, mint a hagyományos iratokra. Mindez nyilvánvaló, ha abból indulunk ki, hogy az informatikai iratokat a szerv vagy személy azzal a céllal hozta létre, hogy működését, tevékenységét elősegítse. Az informatikai iratok ezért sohasem tekintendők izolált levéltári anyagnak, hanem a szerv egyéb, hagyományos irataival szerves egységet alkotó résznek. A levéltáros egyik legfontosabb feladata tehát, hogy a feldolgozandó informatikai iratokat függetlenül a hordozótól beillessze az egészbe, megkeresse a kapcsolatokat más irategyüttesekhez. Az informatikai iratok rendezésénél, ha a proveniencia elvéből indulunk ki, állagszintig nem szokott baj lenni, ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a hagyományos iratoknál. Állag alatt viszont a megszokott módszerek nem mindig vezetnek eredményre. Nem tudunk mit kezdeni olyan bevált rendezőelvékkel, mint például az irattípus, tárgy, iktatási szám. Az igazság az, hogy több levéltáros vitatja, kell-e egyáltalán valamilyen rendezési elvnek érvényesülnie, hiszen az adatok véletlenszerűen helyezkednek el a hordozón. De ha elfogadjuk, hogy a hagyományos iratoknál az intellektuális rend a lényeg, akkor ez az informatikai iratokra fokozottabban érvényes. Mivel ezeknél az iratok külsődleges karaktere eltűnt, vagy változtatható, csak az intellektuális jellegre lehet építeni. Sorozatok kialakításánál például bevált gyakorlat, hogy a levéltáros a létrehozó szerv által legnagyobb intellektuális egységnek tekintettel veszi sorozatnak (például levelezés, személyi iratok stb.). Az ügyiratok azonosítása általában nem szokott gondot jelenteni, mert a szervek — jól felfogott érdekükből kiindulva, hiszen ők is használták — az összetartozó rekordokat közös azonosítószámmal látták el, tehát az összetartozás egyértelmű. Az egyes iratoknak a rekordokat tekinthetjük. Az adatok fizikai rendezésének nincs különösebb jelentősége, mert a számítógép a kapott parancsnak megfelelően gyorsan -megtalálja a keresett iratot annak ellenére, hogy azok nincsenek rendben a hordozón. Persze megkönnyíthetjük a gép munkáját, ha tárolás előtt fizikailag is rendezzük az adatokat, így a felhasználó gyorsabban hozzájut a keresett adathoz. Az informatikai iratok leírása, azaz segédleteinek készítése során tulajdonképpen a felmérés és az értékelés során készített dokumentációt kell kiegészíteni. A készítendő segédletek milyenségét elsősorban az informatikai iratokat kísérő dokumentáció mennyisége és minősége, a várható kutatói igények, a levéltár (vagy a vele kapcsolatban álló számítógépközpont) tedhnikai színvonala szabja meg. A legalapvetőbb segédletnek azt a leltárt (User's Guide) tekinthetjük, amelyik fájlszinten adja meg a legfontosabb információkat. A levéltárba felveendő adatokat a teljesség igénye nélkül a következők szerint csoportosíthatjuk. a) Címlap. Ez tartalmazza a fájl leíró címét, évkorét, a létrehozó szerv nevét és fontosabb adatait, valamint az informatikai iratokat őrző intézmény nevét, adatait (ennek akkor van jelentősége, ha a levéltár számítógépközponttal működik együtt). b) Történeti áttekintés. Itt lehet elmondani a fájl létrejöttének, azaz az adatgyűjtés körülményeinek történetét, az adatok használata során bekövetkezett rendszeres vagy nem rendszeres változásokat. Hasznos lehet a kutatónak, ha információt kap a kapcsolódó fájlokról, illetve fondokról, a levéltári feldolgozásról (például a végzett konvertálásról), az észlelt és nem korrigált hibákról és ellentmondásokról, és tanácsot a használathoz. c) Összefoglalás (Data Abstract — a franciáknál ennek megfelelője kb. a fiohe d'application). A fájl legfontosabb adatainak leírása. Az összefoglalásban megadandó legfontosabb adatok, információk a következők: 23