Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 1. szám - Tervezet a magyar levéltárügy újraszabályozására / 8–29. o.

kell vizsgálni, gyakorlatilag lehetetlenné teszi a visszaminősítések belátható időn belüli 'keresztülvitelét.) Ennek féltétéle, hogy miniszteretanácsi rendelet mondja ki meghatározott tárgycsoportokba tartozó dokumentumok titkosságának külön eljárás lefolytatása nélküli automatikus megszűnését. c) A levéltárakban folytatható kutatást messzemenően befolyásolja az ott őrzött, illetve az oda frissen bekerülő iratok rendezettségének, átselejtezettségének és segédletekkel való ellátottságának szintje. Ezért a törvénynek pontosan meg kell határoznia a közlevéltári anyag feldolgozásával szemben támasztott szakmai követelményeket, s azok érvényesítésének módját. 5. A köziratok keletkeztetésének és kezelésének szabályozása. A jogállamiság kiépülése, az állami tevékenység nyilvánosságának és ellenőrizhetőségének követelménye maga után kell, hogy vonja a köziratok ügyviteli funkciójának fokozatos felértékelődését, az őrzésükkel, kezelésükkel és használatukkal szemben támasztott követelmények szigorodását. Az államigazgatási szervek és a tanácsok (önkormányzatok) esetében feltétlenül számíthatunk arra, hogy az iratkezelés fogalma idővel kibővül, s magába fogja foglalni az iratok keletkeztetésének szabályozását, a felesleges adminisztráció visszaszorítását is. Az írásos ügyvitel hatékonyabbá tételének megszervezésekor a gazdaságossági szempontoknak is kiemelt figyelmet kell kapniuk. Tarthatatlan ugyanis, hogy a jelenleg meglehetősen rossz hatásfokkal működő állami iratkezelés költségigénye egyre növekszik. (Ennek bizonyítására számszerű adatok nem állnak ugyan rendelkezésre, de állításunk helyessége bármely hivatal vagy intézmény adminisztrációjának behatóbb vizsgálatával igazolható.) Ezeket a változtatásokat — véleményünk szerint — a következők figyelembevételével lenne célszerű végrehajtani. a) Kiindulópontnak kell tekinteni az iratkezelés 1969. évi szabályozása nyomán elért eredményeket. Ezért az irattári terv (iratmegőrzési és selejtezési jegyzék) alapján rendszerező iratkezelési gyakorlatot továbbra is fenn kell tartani. b) Ugyanakkor szakítani kell azzal a gyakorlattal, hogy az iratkezelést — mint önálló ágazatot — a Művelődési Minisztérium felügyelje és 'a levéltárak útján ellenőrizze. Ez a megoldás eddig sem bizonyult megfelelőnek, s a köziratok ügyviteli funkciójának növekedésével végképp tarthatatlan lesz. Arra viszont szükség van, hogy az iratkezelésnek, mint fejlesztést igénylő államigazgatási tevékenységnek kormányszinten továbbra is legyen felelőse. [A belügyminiszter föladatát és hatáskörét a 20/1988. (IV. 8.) MT rendelet (1. § g) pont) már ennek figyelembevételével állapította meg.] c) Az állami és a tanácsi (önkormányzati) szervek iratkezelésének központi szabályozása a jövőben is nélkülözhetetlen lesz. Ez a szabályozás azonban kampányszerűen végrehajtandó feladatokat nem jelölhet meg. Fő funkciója a köziratok keletkeztetésével, kezelésével, ügyviteli használatával, irattári megőrzésével, selejtezésével és a tartós megőrzést igénylő iratok levéltárba adásával kapcsolatos követelmények meghatározása kell hogy legyen. Emellett ki kell mondania, hogy a köziratok védelméért, mindaddig, amíg azok irattárban vannak, a létrehozó, illetve az irattár fenntartója felelős. d) Az iratkezelés szabályozásakor egyértelművé kell tenni azt is, hogy az irattári anyag ügykörök, illetve tárgyi csoportok szerinti rendszerezésére (az „irattári terv" alkalmazására) elsődlegesen ügyviteli szempontból van szükség. Ugyanakkor az irattári anyag rendszerezése és levéltári szempontú értékelése között szoros összefüggés áll fenn. Ebből következően az irattári anyag rendszerezését, az iratok sorsának alakulását, s különösen az irattári selejte13