Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

d) Tömörség. A fájlok tartalmazhatnak primer adatokat, vagy pedig lehetnek a nyers adattömeg bizonyos szempont(ok) szerinti szintetizálásai. A gyakorlat azt mutatja, hogy a .szervek a nyers adatfájlokat feldolgozás (szintetizálás) után előszeretettel selejtezik iki. (Hogy ezt megelőzzük, a szervellenőrzés során kell rábeszélni őket, hogy törlés helyett inkább adják át a fájlokat a levéltárnak.) A hagyományos iratoknál a levéltárosok általában az összefoglaló jellegűeket választják ki tartós megőrzésre, az informatikai iratok esetében azonban inkább az ellenkezője igaz. A magyarázat egyszerű és logikus: míg az előbbieknél a nagy adattömeg áttekinthetetlenséget eredményez, az utóbbiaknál a nyers, primer adattömegből a jelen és a jövő kutatói tetszésük szerint, illetve technikai felszereltségük és felkészültségüktől függően könnyedén elvégezhetik a szintetizálást. Minden előre elvégzett szintetizálás egyben selejtezést is jelent, és jelentősen leszűkíti a kutató mozgásterét. e) Kapcsolhatóság. Ismert dolog, hogy az informatikai iratok egyik legnagyobb előnye, és ezáltal értéknövelő tényezője az adatok összekapcsolhatósága. Az elemzésnél-értékelésnél fontos ügyelni az adatelemek, rekordok, illetve fájlok közötti kapcsolatokra. A jövendő kutató érdekében célszerű feljegyezni az egybekapcsolható adatfájlokat, valamint azokat a pontos adatelemeket, melyek révén kapcsolat hozható létre a rekordok között. Az értékelés során tekintettel kell lenni bizonyos — a tartalommal szorosan összefüggő — gyarapítási, feldolgozási, őrzési és pénzügyi szempontokra is. A fájlméret összevetendő a tartalmi elemzés eredményével, és ha a történeti értékhez képest túl nagy a mennyiség, és az anyag jellege is megengedi, érdemes mintavétellel történő selejtezést végezni. (Ennek levéltári alapelvei megegyeznek a hagyományos iratoknál követendő eljárással.) A költségtényező is állandóan figyelembe veendő, hiszen a szalagok, a raktárbővítés, az átmásolás, illetve a feldolgozáshoz szükséges technika sok pénzbe kerül. Az informatikai iratoknál ha lehet még szorosabb az összefüggés a rendelkezésre álló pénzösszeg és a selejtezések között: minél kevesebb a pénz, annál több anyagot kénytelen a levéltár selejtezni, pontosabban szólva képtelen átvenni, mert nincs lehetősége a konvertálásra, feldolgozásra vagy őrzésre. A már archivált informatikai iratokat — csakúgy mint a hagyományosakat — érdemes időről időre újraértékelni. Az eltelt évek, évtizedek alatt a szóban forgó anyag használatával kapcsolatban felhalmozódott tapasztalatok lehetővé teszik a biztonságosabb döntést nemcsak a fájl esetleges (rész)selejtezéséről, hanem a feldolgozás tökéletesítéséről is. Az újraértékelés dátumát érdemes minden állományba vett fájlnál előre megadni, még jobb összekötni a kutatási korlátozás felülvizsgálatának idejével. Többször is lehet újraértékelést végezni, a kanadai levéltárosok tanácsa szerint azonban a felülvizsgálati periódus ne legyen több mint 30 év. 5. Feldolgozás Minthogy az egyes munkafolyamatok szorosan kapcsolódnak egymáshoz, az informatikai iratok feldolgozása sem a beszállítás után kezdődik el, hanem már az értékelésnél, sőt inkább a felmérésnél. így ennél a pontnál főként a beszállított iratoknak a teljes irategyüttesbe történő beillesztéséről, a rendezésről, illetve a segédletkészítésről fogunk néhány szót szólni. A bevezetőben már volt szó arról, hogy az informatikai iratok teljes polgárjogot nyertek a levéltárakban, és a legfontosabb levéltári alapelvek (proveniencia, rendezési, selejtezési kritériumok), pontosabban szólva ezek intellek22