Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

ködését és tevékenységét. Ahhoz, hogy a levéltáros biztonsággal meg tudja ítélni mindezt, nagyon jól kell ismernie az adott szervet vagy részleget. A tartalmi értékelésnél az alábbi szempontokat érdemes még figyelembe venni: a tartalmazott információ: a) egyedisége b) fontossága c) kezelhetősége d) tömörsége e) kapcsolhatósága. a) Egyediség. Ha az adott információ csak a vizsgált informatikai iratokban található meg, nő az információ értéke. Az is mértékadó, hogy a fájlról vagy fájlokról készült-e másolat, és az hol található, milyen „iratkörnyezetben". Feltétlenül szükséges megállapítani, hogy a fájl eredeti-e, vagy egy másik adatállomány kimásolt része. Előfordul, hogy ugyanazon, vagy azonos forrásból származó, de némileg eltérő adatok mind informatikai, mind hagyományos iratformában megvannak (például kérdőívek, felmérések, adatlapok, amelyek alapján az adatok gépbe lettek táplálva, vagy egyes fájlok kinyomtatott részleges vagy teljes tartalma). Ilyen esetékben elsősorban azt kell a levéltárosnak mérlegelnie, hogy az iratokat — várhatóan — milyen kutatásra fogják használni, illetve milyen kutatási módszereket fognak használni. Az észak-amerikai gyakorlat szerint az informatikai iratokat célszerű előnyben részesíteni, ha a kutatások várhatóan statisztikai jellegűek lesznek, viszont a hagyományos tűnik jobbnak, ha a kutatás inkább egyedi esetekre irányul, és vannak a gyor3 visszakeresést biztosító segédletek, illetve ha — esetleg más irategyüttesben — rendelkezésre állnak megfelelő összesítések is. (Megjegyzendő, hogy egyes észak-amerikai szák embernek az a véleménye, hogyha lehet, akkor minden kísérő-kiegészítő dokumentumot [ezek többnyire azonosak a fentebb felsorolt hagyományos iratokkal] meg kell őrizni. Gyaníthatóan itt azzal a közismert levéltárosi felfogással állunk szemben, amely túlságosan óvatos, és irtózik a selejtezéstői.) Az angol Public Record Office-ban viszont konzervatívabb a szemlélet, amikor kimondják, hogy informatikai iratok csak akkor archiválhatók, ha az adatok nem hozzáférhetők megfelelő módon imás hagyományos iratokban (megjegyzendő, hogy nézetüket Angliában is sokan vitatják). b) Fontosság (azaz az iratok történeti fontosságának a megállapítása). Ez a legszubjektívebb faktor, hiszen döntően a levéltáros képzésétől, történeti ismereteitől és „kutatói előrelátásától" függ. Bár lényegében nincs eltérés a hagyományos és az informatikai iratok fontosságának a megállapítása között, amint az előző bekezdésben már részben kifejtettem, azonos információt tartalmazó papír és számítógépes adathordozó történeti (még pontosabban szólva kutatói) értéke eltérő lehet. Például egy hagyományos irategyüttessel szemben, melyet nem lenne érdemes rendezni, selejtezni és őrizni, mert a tartalmazott információ értékéhez képest túl sok munkát és pénzt követelne, könnyen elképzelhető, hogy ugyanilyen informatikai iratoknál már érdemes volna, hiszen csak egy szalagot tesz ki, és a rendezés, illetve selejtezés sem jelentene különösebb gondot és költséget. Végül az értékmeghatározásnál figyelembe vehetünk praktikus szempontokat is, például egy ideig megőrizhetünk olyan fájlt is, amely nem túl értékes, de segítségével indexet készíthetünk egy hagyományos irategyütteshez. c) Kezelhetőség. Természetesen minél könnyebben kezelhetők, manipulálhatók az adatok, annál nagyobb az értékük. 21