Levéltári Szemle, 39. (1989)

Levéltári Szemle, 39. (1989) 3. szám - KILÁTÓ - Szaszkó István: Az Archives 1985–1987-es évfolyamai / 80–85. o.

hordozók archiválása másodlagos felhasználásra" c. cikke (Archives, Vol. XVII, No. 74., 1985. október, 79—93. p.). A tanulmány maga is ismertetés: beszámoló arról a tanácskozásról, amelyet 1984 februárjában tartottak 18, a megőrzésre szánt számítástechnikai adathordozók keletkeztetésében, kiválasztásában, megőrzésében és felhasználásában jártas szakember részvételével. Jóllehet a számítástechnikában az azóta eltelt években igen jelentős változások történtek, a nálunk a számítástechnika alkalmazása, s különösen a létrejött adathordozók archiválása terén mutatkozó késedelem miatt az ott, akkor megfogalmazott gondolatok ma is figyelemre érdemesek. A cikk kiemelt helyen foglalkozik azokkal a tapasztalatokkal, amelyekre az angol nemzeti levéltár, a Public Record Office (PRO) tett szert a kormányzati szervek által létrehozott számítástechnikai adathordozóik archiválásának koordinálása és szakmai irányítása során. A PRO felismerte, hogy a legfőbb veszély az adatállományok folyamatos felfrissítése, hiszen ilyen, a feladatok jellege, az adathordozók ujrafelhasználhatósága miatt állandóan alkalmazott rutinmunkák miatt egy-egy adott időszak, vagy munkafázis adatainak archiválásáról szinte nem is lehet beszélni. További, a technika fejlődése által felvetett probléma, hogy a „papír nélküli" irodák, az elektronikus levelezés terjedése miatt bizonyos munkafázisok eleve dokumentálhatatlanok. A továbbiakban olvashatjuk azon hat kritériumot, melyeket a tartós megőrzésre szánt adathordozók kiválasztásához a PRO kidolgozott. Ezzel kapcsolatban jelentkezik azon probléma, hogy a levéltári őrizetbe adást a keletkezést követő harmincadik évben jelöli meg az 1958. évi angol levéltári törvény; nyilvánvaló, hogy ez a hagyományos, papír alapú dokumentumok esetében alkalmazható, mágneses adathordozók esetében azonban nem. További, ma még meg nem oldott probléma a számítástechnikai adathordozók: kutatásra történő rendelkezésre bocsátása. Kérdés, hogy a megőrzött szalagokat átadják-e a kutatóknak, hogy azokat aztán ők konvertálják saját gépeikre, vagy hogy a köznapi, a levéltárakat felkereső érdeklődőknek milyen formában bocsássák rendelkezésére az adatokat. Az ilyen típusú adathordozók jövőbeni felhasználásakor nagy számban jelentkeznek majd jogi problémák, hiszen az adatállományok eredeti létrehozói adataikat többnyire bizalmasnak, a közre nem tartozónak tekintik. Az akkor még csak előkészítés alatt állott angol adatvédelmi törvénnyel kapcsolatos gondolatok külön figyelemre érdemesek. Az őrzés kérdéseivel foglalkozó fejezetben olvashatunk a selejtezés és az őrzésre szánt adatfajták kiválasztásának problémáiról, a számítástechnika fejlődésének az archiválási folyamatra gyakorolt hatásáról. Sajnos a tárolókapacitás növelését elérendő, az egyre nagyobb tárolási sűrűségűre készített mágneses adathordozók csupán a napi használat, de nem a tartós megőrzés követelményeinek felelnek meg. A 6—18 hónap adatmegőrző-tartósságú mágnesszalagokkal szemben a lézertechnikát alkalmazó optikai lemezek tartóssága már több évtized, de a mintegy száz évig használható ezüst-sós mikrofilmmel szemben ez is alulmarad. (A problémák láncolata szinte végtelen, hiszen a megfelelően konvertált adatok mikrofilmen történő őrzése esetén épp a számítógépes visszakeresés gyorsaságától esnénk el stb.) Igaz, itt többnyire csak a problémák felvetését találjuk, megoldásukat nem, a témakör iránt érdeklődőknek e beszámoló elolvasását mindenképpen ajánljuk. Közismert, hogy a biztonsági célú, s a kutatói kérésre készített xeroxmásolatok egyaránt erősen rongálják a kötetes dokumentumokat, legyenek azok akár könyvtári, akár levéltári őrizetűek. Paradox módon nemegyszer állományvédelmi másolatkészítés közben sérülnek meg úgy az értékes könyvtári vagy a 1