Levéltári Szemle, 38. (1988)

Levéltári Szemle, 38. (1988) 2. szám - G. Vass István: Az Új Magyar Központi Levéltár gyűjtőköre és iratbeszállítási politikája: jegyzetek a levéltár szervjegyzékének és fondjegyzékének összeállítása közben / 3–15. o.

jegyzékünknek referenciánkénti, azaz a társadalmi-gazdasági élet különböző területei szerinti csoportosítása, amit az alábbi táblázat szemléltet.

7 Referencia 1968 1987 legfőbb államhatalmi szervek 4 4 minisztertanács felügyelete alá tartozó szervek 44 75 belügy 7 4 egészségügy 42 58 építésügy 27 33 igazságügy 14 14 iparügy 112 145 kereskedelemügy (bel- és külkereskedelem) 48 87 közlekedés- és postaügy 50 85 külügy 3 3 mezőgazdaság- és élelmezésügy 84 66 művelődésügy, ifjúságpolitika, sport 149 80 munkaügy 5 4 pénzügy 13 38 szövetkezeti intézet és vállalat — 28 társadalmi szervek — tömegszervezetek 16 9 — egyesületek, érdekképviseleti szervek 59 96 — szakszervezetek 29 — összesen: 706 829 A Levéltári Szemle hasábjain Káposztás István 1977-ben ismertette a gyűjtőterületi munka szervezésének főbb elveit, és a szervek nyilvántartásának gyakorlati problémáit. Ennek lényege azóta sem változott: a szervjegyzék karbantartása referenciánként (ágazatonként, főhatóságonként) történik. A változások nyomon követéséért elsősorban a mindenkori referens a felelős, aki — az osztályvezető egyetértésével — utasítja a központi nyilvántartást vezető dolgozót a megszűnt szervek külső fonddossziéinak („szervdosszié") kiemelésére, vagy a jogutód szerv dossziéjához való csatolására, illetve az újonnan létesült szervek külső fonddossziéjának megnyitására. A referens a változásokról főként a Magyar Közlöny és a tárcaközlönyök figyelemmel kísérése révén szerez tudomást, de rendszeresen beszerzik és használják az egyes főhatóságok által az alájuk rendelt intézményekről, vállalatokról négy-öt évenként kiadott névjegyzékeket is. A nyilvántartás fő eszköze ebben a fázisban tehát a központilag kezelt szervdosszié, amit kiegészít a referens által vezetett jegyzék. Miután az állami, a társadalmi és a gazdasági élet intézményrendszere állandó mozgásban, változásban van, ami az utóbbi évtizedben talán még fel is gyorsult, a változások nyomon követése nem könnyű feladat. Ez ered egyrészt a jogszabályok közzétételének labilis gyakorlatából, másrészt a levéltárak illetékességi körének elhatárolásában mutatkozó bizonytalanságokból, harmadrészt pedig a referensek eléggé gyakori cserélődéséből, fluktuációjából, ami a változások nyilvántartásában is szükségszerűen zökkenőket eredményez. Ezért öt-hat évenként indokolt szerv jegyzékünk generális felülvizsgálata és egységes jegyzékbe foglalása, illetve az MM Levéltári Osztályához való felterjesztése. 1975-öt követően e felülvizsgálatra először 1981-ben került sor,

8 majd most, 1987-ben ismét napirendre tűztük s nagyrészt el is végeztük. Az új szervjegyzéknek — a központi államigazgatásban bekövetkező legújabb változásokat is 4