Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - Kálniczky László: Számítógépes nyilvántartási rendszer az Országos Vízügyi Levéltárban / 33–37. o.

Számítógépes nyilvántartási rendszer az Országos Vízügyi Levéltárban A levéltárosok és a levéltárak kétféleképpen kerülhetnek szembe az elektronikus adatfeldolgozással. Először a saját tevékenységüknél segédeszközként alkalmazva azt, másodszor olyan anyag átvételekor, amely annak alkalmazásából származik. Jelen esetben az első lehetőségről, a gépi adatfeldolgozás levéltárban történő alkalmazásáról beszélünk. Már az elején le kell szögeznünk, hogy a számítógépet nem tekintjük olyan csodának, amellyel egy csapásra megoldhajtó lenne a levéltár számos nyilvántartási gondja. Annak kell tekinteni, ami: segédeszköznek, amely jelentős menynyiségű szellemi és fizikai erőt szabadíthat fel. A számítógép egyelőre semimi olyat nem tud elvégezni, amit a levéltáros ne tudna, csak ugyanazt gyorsabban, pontosabban, vagy valamilyen más módon, célszerűbben végzi el. A számítógép lehetővé teszi, hogy rövid idő alatt nagy mennyiségű információt hívhassunk le egy kérdésre, vagy akár több szempont kombinációja szerint. Tudomásul kell vennünk, hogy a levéltárak kezelése egyre inkább csak olyan modern eszközökkel lehetséges, mint a számítógép. A számítástechnikai eszközök teljesítőképességének hihetetlen mértékű növekedése és beszerzési költségeik rohamos csökkenése tette lehetővé, hogy az Országos Vízügyi Levéltár 1985. második felében egy Commodore 128 típusú személyi számítógépet kapjon. Ez a géptípus műszaki adottságait (memóriakapacitás stb.) tekintve kis gépnek számít és elsősorban nem is adatfeldolgozási feladatok megoldására tervezték. Arra viszont alkalmas, hogy e gépre alapozva megtegyük az első lépéseket levéltárunk anyagának számítógépes feldolgozására. A Vízügyi Levéltár számítógépes rendszerének teljes kiépülésekor terveink szerint mintegy 120 KB program és 55 MB adat tárolását, mozgatását kell majd biztosítani. A rendszer teljes kiépítése viszont többéves munkát igényel, s mivel a mikroprocesszorok területén jelenleg évről évre óriási változásoknak vagyunk tanúi, a rendszer gépi hátterét nem érdemes előre megtervezni. 1986. elejére készült el az Országos Vízügyi Levéltár anyagát felölelő — önálló fejlesztésű — számítógépes rendszerterv, amelyet a levéltár fenntartó, a Vízgazdálkodási Intézet számítógépes szakembereivel közösen dolgoztunk ki.

1 Erre azért kényszerültünk, mert kész, megbízhatóan működő, céljainknak megfelelő levéltári számítógépes programot nem találtunk. A levéltárakban a tervezést, ellenőrzést elősegítő, valamint az iratanyagra vonatkozó nyilvántartásokat célszerű mindenekelőtt gépre vinni. Alapelv, hogy a számítógépes rendszer kiépítése segítse a levéltárat napi feladatai teljesítésében, továbbá, hogy a rendszer a hagyományos információknál lényegesen gyorsabb és pontosabb legyen.

2 A levéltári számítógépes rendszernek többek között azt is kell szolgálnia, 33