Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - Kálniczky László: Számítógépes nyilvántartási rendszer az Országos Vízügyi Levéltárban / 33–37. o.

hogy a gyakorlati élettel foglakozó, azzal szoros kapcsolatot tartó vízügyi szakemberek a levéltár közel 3000 fm információtömegéből minél gyorsabban és pontosabban ki tudják emelni a számukra megfelelő információkat. A levéltárban őrzött iratanyagban rejlő óriási információmennyiséghez jelenleg csak akkor lehet érdemben hozzájutni, ha az iratanyag valamilyen formában rendezett, illetve, ha az egyes tételekben tárolt részletes információk leglényegesebb elemeit gyorsan áttekinthetjük. Az első feltétel, ha nem is egészen következetesen, de teljesül a Vízügyi Levéltárban. A második feltétel jelenleg csak a kutatási segédletek rendkívül időigényes áttekintésével valósulhat meg, bizonyos mértékig. Az egész levéltári anyagra kiterjedő gyors, tematikus információszerzésre gyakorlatilag alig van lehetőség. A vízügyi levéltári programfejlesztés alapja, első lépcsője a fond-, állagés tervstatisztikai nyilvántartás számítógépre vitele. Terveink szerint folyamatosan kerülnek gépre a többi alrendszerek is. A rendszerterv kidolgozásánál a levéltárban olyan irategyütteseket kellett keresnünk, amellyek nagyjából azonos szempontok szerint- feltárhatók és tartalmuk leírható. Ilyen a terv-, térkép- és tanulmánytár, az. általános és az ún. yízikönyvi

3 iratanyag is., Ezek mindegyike önálló alrendszert képez. Ha pénzügyi forrásaink — egyre növekvő raktárbérlet — is megengedik, néhány év múlva valóban korszerű levéltári tájékoztatószolgálat áll majd a kutatók és ügyfelek rendelkezésére is. A levéltárak legfontosabb, bárki számára hozzáférhető nyilvántartási segédlete a fond- és állagjegyzék. Ezért a számítógépes rendszerünkben kitüntetett szerepe van, hiszen az egyes alrendszerekben rögzített tételes adatok a későbbiekben módosíthatják a fond- és állagszintű adatokat. Ez az állomány a tételesen rögzített adatok értelemszerű összesítéséből, kiértékeléséből jön majd létre. Az a cél, hogy az ellenőrző, válogató és összesítő funkciókat egyegy alrendszeren belül tetszőleges sorrendben használhassuk. A számítógépes fond- és állagnyilvántartás vízügyi levéltári megoldása három részből áll: a hagyományos fond- és állagjegyzék adatait (jelzet, megnevezés, évkor, mennyiség), a raktári segédletet (emelet, állvány, polc) és a tervstatisztikad jelentés adatait (rendezettség, selejtezettség stb.) tartalmazza, így egy helyre kerültek azok az adatok, amelyeket eddig három különböző helyen tároltunk. A fond- és állagjegyzék rögzítő-módosító programjában az állagos fondok esetében természetesen csak az állagok adatai változtathatók, tudniillik csak azok változhatnak, s ezen adatokból a gép azonnal, automatikusan összesíti, módosítja a teljes fond adatait. Űj fond, illetve állag rögzítésekor a gép számon tartja a mindenkor következő fond/állag sorszámát és csak oda engedi rögzíteni annak adatait. A képernyőn ilyenkor „Űj fond/állag sorszáma:..."' felirat jelenik meg, ilyen módon kerülhető el a fondok, állagok esetleges elvagy újraszámozása. Ezzel a megoldással a f ondcsoportok számkerete folyamatos lesz, de ez nem okozhat zavart, hiszen a válogató, kereső program lehetőséget nyújt bármilyen szempontú felhasználói igényre is.

4 A levéltárosnak is alkalmazkodnia kell a számítógéphez, bár ma már nemigen lehet otlyat kérni egy jó programozótól, természetesen a gép- és tárolókapacitás keretiéi között, aimit meg ne tudna valósítani. Ilyen eset például a f ondfőcsoportok római számainak, illetve az állagok betűjeleinek (a, b... aa, bb) egyszerű sorszámmal történő felváltása is. Ez nem okozhat zavart, hiszen a kutatók, felhasználók számára eddig sem volt mindig egyértelmű a korábbi megoldás. Az alapelv az, hogy a levéltárosnak át kell vennie az eddig kialakult nyilvántartási rendszert, s a bővítést csak azon belül teheti meg. A levéltárosnak nem lehet feladata a programkészítés, hiszen vannak annak szakem34