Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 2. szám - KILÁTÓ - Szaszkó István: A The American Archivist 1985-ös évfolyama / 77–81. o.

A feldolgozási idő és költségek mérését ellenző levéltárosok gyakran azzal érvelnek, hogy ez nem valósítható meg, mivel minden gyűjtemény egyedi. A gyűjtemények unikum volta azonban nem valódi érv a levéltári tevékenység elemzésével szemben, hiszen a meglevő azonosságok lehetővé teszik a legalább hozzávetőleges mérést. Más, főként könyvtárakban dolgozó levéltárosok főleg azért kerülik a költségelemzéseket, mert ez előnytelen összehasonlításra adna alkalmat a könyvtári költségekkel. Az utóbbi idők könyvtári elemzései azt mutatják, hogy egy könyv katalogizálása mintegy 10 dollárba kerül, egy köbláb katalogizálása (ami a levéltári rendezéssel és leírással tekinthető analógnak) ezért tehát mintegy 200—250 dollárt jelent. Az általános bevezető után a cikk a washingtoni Állami Egyetem Könyvtárának azon munkáját vizsgálja, amelyet 1983-ban kezdtek meg a kéziratos és levéltári dokumentumok számszerű vizsgálati módszerének kidolgozására. Az elemző rendszer kialakítására ösztönző kezdeti lendület — a nemes cél ellenére — inkább önző volt, ugyanis a feldolgozási folyamat felülvizsgálatához (a feldolgozási feladatok elosztásához, a raktározási' helyek kiosztásához a feldolgozatlan állomány számára, a személyzet és berendezések költségigényének elemzéséhez) belső, ügyviteli adatokra volt szükségük. A rendszer kidolgozásának megkezdését az tette lehetővé, hogy 1975-ben bevezették a szerzeményezési nyilvántartást és egy kísérő szerzeményezési és feldolgozási formanyomtatványt csatoltak hozzá, amely az Amerikai Levéltáros Társaság által kiadott „Formanyomtatvány Kézikönyv" (SAA Forms Manuel) alapján készült. E munkalap több felülvizsgálaton és változáson ment keresztül, főként miután bevezették a számítógépes feldolgozási rendszert. Hogy az új technológia hatását számszerűen mérhessék, vizsgálatot folytatott a könyvtár. A szövegszerkesztési programmal elért időcsökkenés arra utalt, hogy felhasználása komolyan megfontolandó más levéltári gyűjteményekben is. A továbbiakban a cikk ismerteti a 6 főt foglalkoztató könyvtár hagyományos, majd számítógépes munkamódszerét. A 8 év alatt összegyűlt munkalapokra alapozott elemző vizsgálat leírásakor pontosan definiálja a feldolgozási folyamat elemzendő részeit, majd táblázatokban mutatja be a mérési eredményeket. A teljesség igénye nélkül ebből idézünk néhányat: az egy beérkezett anyagra eső átlagos idő az átvételtől a feldolgozásig (az egész vizsgált anyagra vonatkozóan): 16,23 hónap (NB. a tanulmányban egy hónap — 4,2 húszórás munkahéttel!). Az átlagos feldolgozási idő gyűjtemény típusonként a következő: kéziratos gyűjtemények: 17,81 hónap; levéltári dokumentumok: 14,59 hónap; fényképgyűjtemények: 12,93 hónap. Végeredményként megállapították, hogy a számítógépesítés a kéziratok feldolgozását 27, a levéltári dokumentumokét 53 (átlagban tehát 34) %-kal gyorsította meg. A lefolytatott vizsgálat elérte a kitűzött célt, s a számok ismeretében már pontosan és biztonságosan tervezhetik a személyzet munkaidejét és számíthatják a költségeket, a helyszükségletet, becsülhetik a produktivitást. Vizsgálatuk szerint egy köbláb (1 köbláb = 0,028 köbméter) levéltári anyag feldolgozásának költsége (3,50 dolláros diák-órabérrel és a szükséges 16,8 órával) 58,80 dollár. Kéziratos anyag esetében ez a szám 126,35 dollár, vagyis átlagosan 88,20 dollár. Vizsgálatuk eredményei megegyeznek a szakirodalom eddigi megállapításaival: egy teljes idejű levéltáros XIX—

XX. századi iratanyag esetében, teljes értékű levéltári leltár készítése mellett minden 20 órában képes egy láb (1 láb = 30,5 cm) iratanyag rendezésére. A washingtoni National Archives 1979. évi normája szerint egy láb iratanyag feldolgozásához átlagosan 4,5 nap (vagyis közel egy húszórás munkahét) szükséges. Szaszkó István 81