Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az UNESCO első nemzetközi levéltári statisztikája / 55–62. o.

csőt) tulajdonképpen az adatgyűjtéshez kiadott instrukciók és űrlapok adhat* nak, de ezek egyrészt nem mindig állnak az UNESCO 1985. évi statisztikai évkönyve olvasóinak rendelkezésére, másrészt felesleges többletmunkát igényel az ezekben való keresés. A táblázatok adatait vizsgálgatva az érdeklődőben felmerül a kérdés, hogy vajon az adatközlésekben (akár a definíciók, akár az adatközlők hibájából) nincsenek-e fogyatékosságok, továbbá mi a viszonylag sok hiányzó adat oka? Nem annyira az adatközlés, mint inkább a definíció fogyatékosságának vehető, hogy a microforms definíciója két összetevőt jelöl meg e gyűjtőfogalomra, a tekercsfilmet, valamint a mikrofilmlapot (microfiche) és más mikroforimákat. Ez a magyarázat valóban azt sugallja, hogy e kérdés esetében szereplő darabszám (item) a tekercsre, a mikrofilmílapra, illetve más 'mikroformákra (pl. ablakos lyukkártya) értendő. Az adatok összehasonlítása arra mutat, hogy az adatszolgáltatók nagy többsége a tekercs-, illetve a mikrofilmlap számát tekintette mértékegységnek, ami irreális, hiszen sem a mikrofilmezés, sem a mikrofilmtár állományának objektív mérésére nem alkalmasak. Egyedül a magyar adatszolgáltatás (meg nem jelenő) mértékegysége reális, mert a felvételek számát adja meg. A felvételszám a mikrofilm készítésének és levéltári nyilvántartásának egyaránt megfelelő mértékegysége, míg a tároláshoz a tekercs, a mikrofilmlap, az ablakos lyukkártya stb. megfelel ugyan, de ezek összeadása abszurd számot eredményezhet. Az accessions (gyarapodások) definíciója szerint „az állomány gyarapodása főleg iratátvétel (ideértve az iratközpontoktól történt átvételeket is), de az állandó és visszavonható letétek, adományok, vásárlások és más módok útján". Ez a definíció egyértelműen csak a levéltár által a statisztikai intervallumban átvett levéltári anyag mennyiségét jelenti. Ebből első látásra az következik, hogy az előző adatszolgáltatás „állomány" sorának iratfolyóiméteréhez (darabszámához) hozzá kell adni a gyarapodás megfelelő adatát és megkapjuk az új időszak állományadatait. — Ez azonban csak az íróasztal mellett van így, mert két beszámoló közti időszakban nemcsak gyarapodásra, hanem csökkenésre is kell számítani különösen az iratközpontokkal rendelkező levéltárak esetében. Ha tehát az állománycsökkenést nem vonjuk be az adatszolgáltatásba, akkor nemcsak ez az egyszerű kontroll-lehetőség esik el, hanem adatmennyiségi zavar is keletkezhetik, aminek eloszlatására a következő kötet tájékoztatójában illenék majd valamilyen formában kitérni. — Elképzelhetőnek tartom, hogy azért üres a 3. adatsor (az iratközpontok állománya) az Egyesült Államok Nemzeti Levéltárának adatszolgáltatásában, mert torz adatok jöttek volna létre a konvencionális levéltári anyag és annak gyarapodása tekintetében. — E problémát úgy is lehetne fogalmazni, hogy ha bármi oknál fogva nem lehetséges a hagyományos levéltárak és iratközpontjaik állományának külön-külön történő adatközlése, akkor a jelen megoldás (a 3. sor kibontása a 2. sorból) e módon nem alkalmazható. Az archives under finding-aid control (levéltári segédlet ellenőrzése alatt levő anyagmennyiség) cím alatt levő 16. és 17. sor, amely a rendezésen és a levéltári segédletkészítésen átment levéltári anyag mennyiségére vonatkozik, szintén bizonytalanság érzetét kelti. Első adatszolgáltatásról lévén szó, felmerülhet a kérdés, hogy vajon e két adatsorban arról kapunk-e adatot, hogy az adatszolgáltató(k) állományából hány folyóméter, illetve hány egység (darab) van „levéltári segédlet ellenőrzése alatt", vagy pedig arról, hogy az „elmúlt beszámolási időszak" alatt mennyit vontak ilyen ellenőrzés alá? Ha az előbbi helyzet áll fenn, akkor feltűnően alacsony a levéltári segédletek ellenőrzése alatt levő levéltári anyag aránya az egész állományon belül; ha pedig az utóbbi 60