Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az UNESCO első nemzetközi levéltári statisztikája / 55–62. o.

A szakértői bizottság első ülését 1977. május 16—19-én Hágában tartotta. Elnöke a belga Carlos Wyffels, a NLT akkori főtitkára volt, tagjai pedig P. A. Alsberg (Izrael), F. B. Evans (USA, UNESCO), Ch. Kecskeméti (Franciaország, NLT), Eric Keteaaar (a holland központi levéltár akkori osztályvezetője, az ügy további intézője), Lorenzo Mannino (az olasz Levéltári Hivatal osztályvezető-helyettese), Jacques Staes (a francia levéltári főigazgatóság munkatársa), Nicolas Vernicos (Görögország, az UNESCO statisztikai hivatalának munkatársa) és e sorok írója. Egy új — nem költségvetési alapú — vázlat alapján napi 6—7 órás tárgyalás eredményeképpen megszületett az adatszolgáltatók körének és alcsoportjaiknak meghatározása, s megtörtént a levéltári állomány csoportosítása, valamint az állománnyal kapcsolatos raktározási, rendezési és segédletkészítési munkák tagolásának módja, mértékegységük megállapítása. A technikai (mikrofilmezési, gyorsmásolási, restaurálási, könyvkötési, sokszorosítási) és a tájékoztatási (látogatási, kutatási, felvilágosítási stb.) szolgálat, a kiadványok, valamint a költségvetési kiadások tekintetében néhány kérdés nyitva maradt azzal, hogy erre vonatkozóan az ügyintéző E. Ketelaar tegyen javaslatot. A hágai ülés eredményeit összefoglaló tervezetet a bizottság tagjai augusztusban véleményezték, majd az ülés végleges szövegű jelentése 1978 februárjában került az UNESCO titkársága elé, ahol a statisztikai hivatal és a NLT megbízottjainak bevonásával 1978 szeptemberében UNESCO-tervezet született. Ez a tervezet az októberben Nairobiban tartott levéltári kerekasztal-konferencia elé került, ahol a jelen volt levéltárigazgatók hozzászólhattak. Ezt követően novemberben 61 tagországnak küldtek kérdőívet kísérleti céllal. A kiértékelés kezdetéig mindössze 25 érdemi és 3 negatív válasz érkezett, 9 állam jelezte, hogy válaszolni fog, míg 24 nem reagált a kérdőívekre. Az érdemi válaszok kiértékelése során számos probléma merült fel, melyeknek tisztázása érdekében szükségessé vált a szakértői bizottság újabb ülése. Ez 1979. szeptember 1—2-án az olaszországi Bariban volt. A hágai részvevők közül hiányzott Alsberg, Steas és Wyffels, meghívott volt viszont Ch. Gut és Michael Roper, a Public Record Office vezető munkatársa. A bizottság megvizsgálta az immár hatalmasra duzzadt kérdőíveket és igyekezett azokat félreérthetetlenné tenni. Az idő rövidségére való tekintettel úgy határoztak, hogy a bizottságnak azok a tagjai, akik részt vesznek a novemberben Guadeloupeban esedékes kerekasztal-konferencián, ismét áttekintik a kérdőív legutolsó formáját, s elfogadták, hogy a levéltári statisztikával kapcsolatos további teendők az akkor indult új UNESCO-program, a Records and Archives Management Programme (RAMP) keretében fognak bonyolódni. (Ezt követően a bizottság — kiegészülve Péter Kartousszal, a szlovák Levéltári Igazgatóság vezetőjével — átalakult a RAMP keretében elkészítendő tanulmányokra vonatkozóan javaslatot előterjesztő bizottsággá.) A fentieknek megfelelően 1980 novemberében F. B. Evans, a RAMP illetékese újabb tervezetet küldött meg véleményezésre a szakértői bizottság tagjainak és ezek figyelembevételével készült el az az adatgyűjtési rendszer, amelynek legfontosabb adatai alapján megtörtént az 1984. évi adatszolgáltatás, amelynek adatai az UNESCO 1985. évi statisztikai évkönyvében napvilágot láttak. A fentiekből látható, milyen hosszadalmas procedúrán ment keresztül az előkészítés, amelynek eredménye öt lapra terjedő táblázat és további öt lapra terjedő tájékoztató bevezetés három nyelven (angol, francia, spanyol) az évkönyvben. Már az induláskor világos volt, hogy csak a gyűjtött adatok egy részének 56