Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 3. szám - Pintér Ilona: Nyilvántartási kérdőjelek / 11–14. o.

Hogy a két munkautasítás ebben a kérdésben ellentmond egymásnak, úgy hiszem nem szorul további bizonyításra. — Abban az esetben, ha a módosító munkautasítás kimondta volna, hogy a benne foglaltak csak a fondjegyzéküket először készítőkre vonatkoznak maradéktalanul, ez nem így lenne. Ilyen kitétel azonban nincs a szövegben. — Azt pedig, hogy ennek a következménye a fondtörzsszámok jelentésének tömeges megváltoztatása lett, bizonyítják a 80-as években megjelent átdolgozott fond jegyzékek.

9 Ügy gondolom, hogy a levéltártani alapelveket — itt is és másutt is — tiszteletben kellene tartani. Ez nem jelenti és nem is jelentheti a nyilvántartási rendszer változtathatatlanságát. Módosításokra — pl. a tévesen nyilvántartásba vett, a valóságban sohasem létezett fondok/állagok törlésére, az iratanyag jobb megismerése következtében létrejött változások tükröztetésére, fondtöredékek összevonására stb. — szükség van. De a változtatásokat úgy kell keresztülvinni, hogy pontosan követhetők legyenek, és sem elvi szinten, sem pedig a napi munkában ne okozzanak zavart. Az alábbiakban megpróbálom összegezni a szocialista kori levéltári anyag nyilvántartására vonatkozó alapelveket. Az egyes tételeknél közlöm a forrást, ott pedig, ahol változtatást javaslok, igyekszem indokolni. Az anyagot vitára szánom abban a reményben, hogy a szakmai együttgondolkodás eredményes lesz. Meggyőződésem, hogy az a sokféleség, ami a nyilvántartási alapelvek értelmezését illetően most tapasztalható a levéltárakban, nem használ, hanem kifejezetten árt a szakmának, és fenyegeti mindazt, amit a magyar levéltártudomány az elmúlt évtizedekben létrehozott. A levéltárak legfontosabb — mert bárki számára hozzáférhető — nyilvántartási segédlete a fond- és állagjegyzék. Ennek adatai a következők: A fond/állag törzsszáma, címe, kora és terjedelme.

10 (A többi központi nyilvántartási segédlet segédletbeli adatai változatlanok.) A fond/állag törzsszáma állandó, meg nem változtatható.

11 A fondtörzsszámok sora az adott fondcsoportnak fenntartott számkereten vagy számkereteken (1. alább) belül folyamatos.

12 Ez alól kivételt csak a megszűnt fondok törzsszámai képeznek. Megszűnt fond törzsszámát másik fond nem kaphatja meg.

13 Törzsszámot csak olyan fondképző kaphat, amelynek anyaga már részben levéltárban van. Tilos törzsszámot fenntartani levéltárba még nem került iratanyag számára.

14 Az új felvételeknél állagos fondok esetén törekedni kell arra, hogy a fondcím maga is konkrét iratanyagot jelöljön.

15 A korábban történt felvételeknél és a gyűjteményes fondóknál, ahol ez nem lehetséges, a fondjegyzékben a fondcím után az iratanyag korát és terjedelmét jelölő adatok helyét ki kell húzni. Ez jelöli, hogy a cím gyűjtőfogalom, amelynek tartalma az állagok anyagában valósul meg. Ha a fondfőcsoportokon belül megadott számkeretek nem elegendőek az odatartozó fondok nyilvántartására, akkor a kereteket bővíteni kell. A bővítést az eddig kiosztott számkeretek utáni még felhasználatlan — tehát szabad — keretből kell megoldani.

16 JEGYZETEK 1 Levéltári Szemle, 1985/4. 18—19. 1. 2 Uo. 19. i. 3 Munkautasátás az általános levéltáraik f ondtör zskönyvének vezetésére I/f pont. 4 Munkautasátás az dratképző szervek és az általuk őrzött fondok nyilvántartásáról II/Í2. pont. 5 Mumkau'tasítás a fondjegyzék-szerfkesízjfcási alapelvek kiegészítése, illetőleg módosí13