Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 3. szám - Pintér Ilona: Nyilvántartási kérdőjelek / 11–14. o.

ben — és általában a gyűjteményes fondóknál — nem jelent túlságosan nagy kockázatot, mert bízni lehet benne, hogy az egy városban/községben működő valaha volt és ezután alakuló adott típusú fondképzők közül legalább egynek az anyaga bekerül a levéltárba és megkaphatja a neki (is) fenntartott fondtörzsszámot. Fenntartom azonban a módszer elvi helytelenségét már csak azért is, mert már most látható, hogy az elfogadása milyen veszélyes következmé^ nyéket rejt. A PML által elfogadott elvi alapról ugyanis nemcsak az ismertetett irányban vezet út. Van levéltár, amely a gyűjtőterületén működő valamennyi szervnek ad fondtörzsszámot. Nem nehéz elképzelni, hogy mi minden történhet az iratképzőkkel addig, míg az anyaguk levéltárba kerül — ha kerül. Kétségtelen, hogy a fondnyilvántartási szabályainkban nem egy helyen ellentmondások vannak, és ezek zavart okoznak a munkában. Én a gyakran tapasztalható bizonytalanság keletkezésének a legfőbb okát abban látom, hogy a fondjegyzék szerkesztési alapelveket módosító 37.582/78. VII. számú munkautasítás — különösen a szocialista kor anyagára vonatkozóan — ellentmondásba került a korábbi előírásokkal, de nem érvénytelenítette azokat, sőt nem is utalt rájuk. Ezek közül itt csak azt említem, ami szerintem a legfontosabb: a fondtörzsszámok állandóságának a kérdését. A fond jegyzék-szerkesztési alapelveket módosító munkautasítás példatárában a fondfőcsoportok belső szerkezete sok helyen nem egyezik meg az alaputasításban leírtakkal. A XVII. fondfőcsoportnál pl. a módosításban a bizottsági csoportok sorrendje — és ennek megfelelően a keretszámok egymásutánja — a következő: 1. földbirtokrendező tanácsok és földigénylő bizottságok; 2. igazoló bizottságok; 3. nemzeti bizottságok; 4. népi bizottságok.

5 Az alaputasításban ez volt a sorrend: 1. nemzeti bizottságok; 2. igazoló bizottságok; 3. földbirtokrendező tanácsok és földigénylő bizottságok; 4. népi bizottságok.

6 Az ilyen, a többi fondfőcsoportnál is fellelhető sorrendváltozások sugallják az eredeti, a megyei levéltárakban a 70-es évek elejéig mindenütt kialakított nyilvántartási rendszer megváltoztathatóságát. Csak erősíti ezt az utasítás a bővebb instrukciók megadásakor, mint pl. a nemzeti bizottságok esetében: „Előbb a megyeiek, majd a járásiak és a községiek. Ez utóbbiak betűrendben."

7 Hogy az alaputasítás tartalmaz ilyen jellegű instrukciókat, az érthető, hiszen a rendszer kialakítása mindenütt annak az alapján történt meg. De az érthetetlen a számomra, hogy a másfél étvizeddel későbbi módosítás is tartalmaz ilyen kitételeket. A fondcsoportokon belüli rend kialakításában a betűrendnek jelentős szerep jutott az 1962-es munkautasításban, következésképpen a levéltárak nyilvántartási rendszerének kialakításában. A fond jegyzékek elkészülte azonban nem jelenthette a rendszer lezárását. Ujabb fondókat kellett nyilvántartásba venni: részben olyanokat, amelyek a rendezések során a .levéltári anyagból kerültek elő, nagyobbrészt pedig a gyűjtőterületről átvetteket. Ezeknél a felvételeknél már nem érvényesülhetett a betűrend, efelől az alaputasítás nem hagyott kétséget. Idézem: „Egy-egy fond jelölésére az illető levéltár neve és a fondszám együttesen szolgál... A fondnak így kialakított, minden más fondtól megkülönböztető jelzete állandó, meg nem változtatható; rendezés során később kialakításra kerülő fondok a megfelelő számkereten belül a már előzőleg kibontott fondokat követően kapják sorszámukat."

8 Ennek alapján alapelvnek fogadtuk el, hogy a fond jelzete és címe azonos jelentésű kategória. Ez volt hivatva biztosítani a nyilvántartási rendszer alapjának állandóságát és a változások követhetőségét. A módosító munkautasítás mindezeket figyelmen kívül hagyja, amikor megváltoztatja a fondcsoportok sorrendjét, ill. amikor a betűrend fontosságát hangsúlyozza az új besorolásoknál. 12