Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 1. szám - Lichtneckert András: Iskolai iratok a Veszprém Megyei Levéltárban / 9–14. o.

kolaszám az iratkezelést felügyelő levéltár számára, az 1965 óta keletkezett iratanyag tárolása az iskolák számára a korábbinál elviselhetőbb terhet jelent. Az iskolai iratok átvétele ellen szól a levéltárak raktári férőhely- és munkaerőhiánya. Az iratanyag összetétele olyan, hogy mennyiségét selejtezéssel nem lehet látványosan csökkenteni, mert az iratanyag nagyobb részét már az átvételkor a nem selejtezhető iratok alkotják. Esetünkben a 300 folyóméternyi átvett iratanyag 200 folyóméterre csökkent. Az iratanyag fizikai állapota olyan volt, hogy annak rendezése és selejtezése valóban sok munkát igényelt. Fentiek ellenére két okból vettük át jórészt selejtezetlenül az iratokat. A selejtezés helyszíni ellenőrzése is sok időt kötött volna le, így viszont jobban érvényesültek saját szempontjaink a begyűjtésben, rendezésben és a selejtezésben. Az iratanyag rendezése során két célt szerettünk volna elérni. A mintegy 700 iskola iratanyagának kutathatóvá tétele természetszerűleg megkövetelte azt, hogy a rendezés eredményeképpen egységes szerkezetű fondokat alakítsunk ki, ami nemcsak az egyes fondókban való tájékozódást, hanem a később átveendő iratok elhelyezését is megkönnyíti. E cél csak úgy érhető el, ha nem tartjuk tiszteletben a különböző iktatási és irattárolási gyakorlatot követő iskolák irattárainak rendjét. Az iratátvételi jegyzőkönyvek alapján megállapítottuk a leggyakrabban külön kezelt iratok körét, s mivel azok kezelése nem volt egységes még ugyanazon iskola esetében sem, ezért az iktatott iratokból kiemeltük és tárgyilag rendeztük az alább felsorolt iratokat: — nevelőtestületi jegyzőkönyvek és mellékleteik (munkatervek, munkatervi beszámolójelentések, tantárgyfelosztások), — igazgatótanácsi, iskolatanácsi jegyzőkönyvek, — iskolalátogatási és szakfelügyeleti jegyzőkönyvek, — szakmai munkaközösségi ülések jegyzőkönyvei, — vizsgairatok, — szülői munkaközösségi ülések, szülői értekezletek jegyzőkönyvei (1948— 1952. k.), — egyéb bizottságok iratai (szakszervezeti, államosítási, tanácsi állandó bizottságok), — igazgatói beszámolójelentések a tanácsi vb. részére, — személyzeti és munkaügyi iratok, — nevelők kéziratos tanulmányai, — hitoktatási iratok, — statisztikai jelentések, — költségvetési iratok. Az iskolai iratok elsősorban igazgatói irattárat jelentenek, ennek következtében vegyes tartalmúak is lehetnek abban az esetben, ha az igazgató számos iskolán kívüli funkciójából eredően hozzá érkezett leveleket az iskola iktatókönyvébe iktatja. Második célként azt tűztük ki, hogy az iskolai fondok iratai alkalmasak legyenek az ágazati alapon való selejtezésre, elsősorban a tükröződő iratok kiszűrésére. A kiemelt és tárgyilag rendezett iratok zöme tükröződő irat, melyek a hasonló elvek alapján rendezett tanácsi fondok irataival egybe vethetőek és a tükröződő iratok selejtezésénél érvényesítendő szempontok szerint selejtezhetőek. Az iktatott iratok ilyen jellegű selejtezését legfeljebb töredékes levelezés esetén tervezzük, egyébként nem, mert túlságosan időigényes. A selejtezéssel és a rendezéssel viszont elértük azt, hogy mennyiségük oly mértékben lecsökkent, hogy segédletek hiányában is könnyen kutathatóak és általában nem tartalmaznak az ügyfélszolgálat ellátásához szükséges iratokat. A kiemelt, külön kezelt, tárgyilag rendezett iratoknál ellenben tovább szeretnénk lépni. Jelenleg mind az iskolák, mind felettes szerveik iratai kisebb11