Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 1. szám - Lichtneckert András: Iskolai iratok a Veszprém Megyei Levéltárban / 9–14. o.

nagyobb hiányokat mutatnak. Célszerű lenne, ha az iskolák és felettes szerveik iratairól tisztább képet kapnánk olyan fondok létrehozásával, melyek valamilyen szempontból teljesek. Ez csak a tükröződő iratok selejtezésével együtt végzett átrendezéssel oldható meg, ami ugyan sérti a fondok határait, de tapasztalataink szerint az iratanyag forrásértékét egyáltalán nem befolyásolja. Nincs szó tehát az iratanyaggal való meg nem engedett mesterkedésről, hanem csupán annak elismeréséről, hogy a levéltár által átvett iratok nem a kívánt rendben és teljességgel érkeznek be, s azokban már a beérkezéskor elvárható rendet és teljességet csak a levéltáros munkája tudja megteremteni. E munka elvégzése előtt meg kell határozni azt, hogy mit tartalmazzon az iskola, és mit a felettes szerv fondja. A tantestületi jegyzőkönyveket és azok mellékleteit, a vizsga-, költségvetési, hitoktatási iratokat az iskola fondjában célszerű elhelyezni. Az általános felügyeleti (átfogó vagy komplex vizsgálatok) és a szakfelügyeleti iratokat (összefoglaló értékelések, beszámolók, jelentések) a felettes szervek fondjában, a részleges vagy tematikus vizsgálatokat az ellenőrzött iskola fondjában lehet elhelyezni. Az iskolák statisztikai jelentéseit az iskola, azok összesítéseit, feldolgozásait a megyei tanács művelődésügyi osztályának irataiban tartanám meg. A tanácsi vb részére készített igazgatói beszámolójelentéseket és az állandó bizottsági iratokat a tanácsi fondókban helyezném el. Az iktatott iratokat mindenütt megtartanám az iskola fondjában ott, ahol a levelezés teljes, selejtezném viszont a töredékes levelezéseket még a felettes szerv irataival való behasonlítás árán is. A személyzeti és a munkaügyi iratokat nemcsak kiemeltük, hanem egyelőre külön is kezeljük az ügyfélszolgálat ellátása és további rendezésük, selejtezésük érdekében. Megemlítendő, hogy az iskolák között kialakult szervezeti kapcsolatokat is figyelembe kell venni az iratanyag rendezésénél és selejtezésénél, mivel a fiókiskolák, tagiskolák, kislétszámú iskolák igazgatásilag nem önállóak vagy nem számítanak első fokú tanügyi hatóságnak. Nem kevés gondot okozott az iskolai iratok fondokra való tagolása mind a mennyiségi szempontok, mind az iskolarendszer szervezeti felépítése miatt. Egyelőre nem abban láttuk az iskolai iratok könnyebb kezeléséhez és jobb kutathatóságához vezető utat, ami mennyiségi szempontok vagy az általános iskolák esetében a körzetesítés egy adott időpontban kialakult állapota szerint a fondok összevonása mentén halad. Az iskolakörzetek határai sokat változtak az elmúlt négy évtizedben, s egyelőre azt sem látjuk világosan, hogy végül is menynyi iratanyag fog összegyűlni egy-egy iskolai fondban. így minden önállóan működő és működött iskolát önálló fondképzőnek tekintettünk, nem is volt más lehetőség az iratanyag kezdeti áttekinthetetlensége miatt. A fondok szaporítását úgy kívántuk elkerülni, hogy a továbbképző iskolákat nem tekintettük önálló fondnak, a dolgozók iskoláit is csak kivételes esetekben. Bárhogyan is rendezzük az iskolai iratokat, mindenképpen szükséges egy iskolakataszter összeállítása, ami nélkülözhetetlen az iratanyag helyes használatához és a további levéltári munkák elvégzéséhez. A kataszter összeállításához mind az iskolák, mind a felettes szervek iratait használni kell. A következőkben két példával szeretném érzékeltetni azt, hogy a szervtörténeti ismeretek hogyan segíthetik elő a levéltári munkát. A szakirodalomból ismertek

4 azok a rendeletek, melyek alapján a népiskola, polgári iskola és a nyolcosztályos gimnázium alsó tagozata megszűnt és fokozatosan átadta helyét az általános iskolának. Ez a folyamat a jobb tárgyi és személyi feltételekkel rendelkező iskolákban a rendeletekkel összhangban 1945 és 1948 között zajlott le, tehát a folyamat befejezése és az államosítás időben egybeesett, ezzel szemben más iskolákban időben eltolódott, sőt néhány tucat iskolában csak 1951-ben fejeződött be.

5 A fondszerkesztési alapelvek és kiegészí12