Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

A records management többi része — űrlapok; levelezés, jelentések és irányelvek előkészítése — kívül esik a levéltári szakterületen. Ennek ellenére kívánatos, hogy a nemzeti levéltári intézményeket vonják be integrált records management rendszerek tervezésébe. A levéltári közreműködés módozatai Tanácsadás. Nem ütközhetik alkotmányi vagy jogi előírásokba. A tanács elfogadása érdekében alapvető a levéltáros és a szerv illetékesének személyes kapcsolata, s intenzív munkát igényel. Kooperálás. Több a tanácsadásnál, s ez sem ütközhetik jogszabályokba. Különösen fontos a nemzeti levéltári intézmény számára, hogy kapcsolatot teremtsen a központi kormányszervekké] az eredményes és hatékony ügyvitel érdekében. Itt is fontos a személyes kapcsolat. Szabványok megfogalmazása. Annak sem lehet jogi akadálya, hogy a levéltár részt vegyen a records management területén az illetékes kormányszerv által kidolgozandó szabványok munkájában. Felügyelet (supervision). Ez a nemzeti levéltári intézmény részére a felelősségnek inkább formális megosztása, s a tanácsadáson és a kooperáción túlmenően a szabványok alkalmazására, a helyiségek és eljárások megfigyelésére és ellenőrzésére terjed ki. Támogatás, Ez szakmai segítségre korlátozódhatik, de kiterjedhet arra, hogy levéltári dolgozó a kormányszervnél bizonyos records management feladatokat vállaljon. Ilyenkor vigyázni kell arra, hogy a levéltáros megfelelő felkészültséggel rendelkezzék és alkalmas legyen az intézmény célkitűzéseinek elérésére. Képzés. Ez kapcsolódhatik az előbb említettekkel, de önállóan is jelentkezhetik, s alkalmas arra, hogy növelje a levéltári befolyást. Ehhez tapasztalat és szakértelem szükséges, továbbá képesség ezeknek az átadására. A siker bizonyítéka a folyamatos es növekvő igény erre. Az előbb ismertetett két főreferátumban felvetett kérdéseket a konferencia egy-egy napon át vitatta. A harmadik napon esedékes kerekasztal-konferenciára Ch. Kecskeméti, a Nemzetközi Levéltári Tanács ügyvezető titkára készített vitaindító feljegyzést (draft annotated agenda), amelyben mintegy prognosztizálva a konferencia addig lezajlott vitáit a következő címek és alcímek alatt vázolt fel elgondolásokat, hogy segítse a vita kibontakozását. (A két és fél napi vita után kellett ugyanis a szövegszerkesztő bizottságnak megfogalmaznia a konferencia zárójelentését.) 1. Iratképzés 1.1. A levéltári álláspont 1.2. A technológiai illúziók 1.3. Integrált kormányinformációs rendszerek 2. A levéltári rendszerek 2.1. A levéltári hatóságok felelőssége és előjogai 2.2. Jogi és gyakorlati problémák (dilemmák) 2.3. A modellek közti eltérések jogosultsága 3. Programjavaslat (készítendő a records management területén az ÜNESCO-nak és a NLT-nak). 85