Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

zásában, másrészt a records management-nek mindig magába kell foglalnia a levéltáros és a szerv képviselőjének társi szerepét. A nemzeti levéltári intézménynek célja, hogy gondoskodjék országa történetének és kultúrájának megfelelő dokumentációjáról és arról, hogy ennek minősége az iratok élete folyamán — a keletkezéstől a végső selejtezésig — integrált megközelítéssel legjobban biztosítva legyen. A modellt három szakaszra bontva mutatja be. A lényeges levéltári funkciók jelentik a magot, amelyet kiterjeszt a kívánatos funkciókkal, s további kiterjesztést jelent a más funkciók fölötti felügyeleti és koordináló szerep megfogalmazása. A Lényeges feladatok; Az iratértékelést alapvető levéltári feladatnak tekintik akkor is, ha jogszabály ezt szakértői bizottságra bízza, mert a bizottságban a nemzeti levéltári intézménynek kell vezető szerepet játszania. Ez a feladat magában foglalja azt a jogot is, hogy a levéltár kiselejtezzen olyan átvett iratokat, amelyeknek szerinte már nincs jogi, adminisztratív vagy történeti értéke. Az iratck levéltárnak való átadása szintén olyan feladat, ahol a levéltáré a végső szó. Nem szükséges, hogy a rendezésben, tagolásban, leltározásban, csomagolásban a levéltár részt vegyen. Ezeknek a szabványokkal és eljárási módokkal összhangban keli a levéltár felügyelete mellett lebonyolódnia. A kívánatos feladatok: Az iratmegőrzési és -selejtezési jegyzékek elkészítésében való részvétel is alapvető levéltári feladat. A megőrzési határidő megállapítása ugyan az iratképző hatáskörébe tartozik jogszabályok figyelembevétele mellett, de a levéltárba adandó iratok megjelölése, az eljárások szabályozása, a jegyzékek karbantartása, naprakész állapotban való tartása, továbbá a minden szervnél keletkező azonos jellegű iratok esetében azonos megoldás érvényesüljön, ez levéltári feladat. A félaktív (az ügyintézésben rendszeresen már nem használt) iratok kezelése) terén több megoldás van, úm. minisztériumi irattár, központi átmeneti raktár, iratközpont. Ezek mind progresszív jellegűek. A nemzeti levéltári intézmény a minisztériumi irattárakat figyelemmel kíséri. Az iratközpont esetében viszont a levéltár átvesz a félaktív iratokkal kapcsolatos minden felelősséget. A központi átmeneti raktár és az iratközpont esetében igen nagy annak a veszélye, hogy olyan iratok is bekerülnek, amelyeknek megőrzésére adminisztratív szempontból sincs szükség és az iratok általában nincsenek megfelelő állapotban. További feladatok: Az irategyüttesek kialakítása és a visszakeresési rendszer az irat egész életére meghatározó lehet. A jól kialakított rendszer megkönnyíti a kezelést és az ellenőrzést egyaránt. Ennek alapvetően az iratképző érdekei szempontjából kell történnie, a rendszer ki- vagy átalakítása során a levéltárossal való együttműködés kölcsönös előnyöket eredményezhet. A mikro formák és a nem szöveges dokumentumok terén is van a levéltárnak érdekeltsége, s időben be kell kapcsolódnia ezek értékelésébe és megőrzésébe. A levéltáros adhat mikrofilmezési tanácsokat, a létfontosságú iratok mikrofilmezésébe való bekapcsolódása pedig különösen fontos. 84