Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 2. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Három hónap római levéltárak kutatótermében / 83–90. o.

Archivio Storico della Sacra Congregazione dell'Evangelizzazione dei Popoli o ,,de Propaganda Fide"' (a népek evangelizációja vagy a „hit terjesztése" szent kongregációjának történeti levéltára), amely tulajdonképpen a Vatikán 1622 óta működő dikasztériuma irattárának (archivio) az a része, amely mindenki számára hozzáférhető. (A továbbiakban: PF.) Kutatási idő: 8.30—13.15 (szombaton is). A továbbiakban elsősorban az első három levéltárban szerzett tapasztalatokat foglalom össze, mert ezek a nagyobb forgalmat lebonyolító levéltárak közé tartoznak, ahol a kutatóforgalom már összetett feladatot jelent. E három levéltárban a látogatók száma naponta 35—50 között, míg a negyedikben 12—18 között mozgott, ahol egyetlen személy látja el a kutatóteremmel kapcsolatos összes feladatot. Az épületbe való belépés. C-ben a kapus átveszi a kutató útlevelét vagy személyi igazolványát és cserébe ad egy kulcsot, amelynek sorszáma azonos az aznap beérkező kutatói sorszámmal. A kulcs egy vaslemezből készült szekrénynek akkora rekeszét nyitja, amelyben egy aktatáska (retikül, összecsukható ernyő) elhelyezhető, mert táska a kutatóterembe nem vihető fel. A portás az igazolvány alapján naponta bevezeti az e célra szolgáló könyvbe a megkívánt adatokat. Távozáskor a kulcs leadása esetén az ember visszakapja útlevelét, igazolványát. A Vatikán területére való belépés is engedélyhez kötött. A levéltár fényképpel ellátott, határidőhöz kötött kutatási engedélyt ad, amelynek felmutatása esetén a svájci gárdisták nem támasztanak akadályt. A levéltár bejáratánál szolgálatot teljesítő hivatalsegéd az igazolvány ellenében sorszámozott kulcsot ad, s a kutatók kulcsaik számának rendjében aláírják a pulton elhelyezett látogatási könyvet, feltüntetve érkezésük óráját és percét is. A táskát a hivatalsegéd a háta mögött elhelyezett polcon, a kézitáskák számára készített azonos sorszámú rekeszbe helyezi. A kulcs egy, e célra szolgáló, 70 fém öltözőszekrényt befogadó helyiségben a megfelelő sorszámú szekrényhez szól, amelyben a kutató felöltőjét és ernyőjét elhelyezheti. Távozáskor a felöltő és ernyő kivétele és a szekrény bezárása után a kutató a kulcs ellenében visszakapja táskáját és fényképes igazolványát. R-ben és PF-ben az épületbe való belépés nincs formasághoz kötve. A kutatóterembe való belépés. Mind a négy levéltár esetében a kutatóteremben (is) alá kell írni egy jelenléti ívet, V-ben az érkezési sorszám rendjében, érkezési és távozási időadatok nélkül, C esetében meg kell jelölni az állampolgárságot is, R esetében pedig, hogy bel- vagy külföldi. R-ben a táskát a bejárattól jobbra elhelyezett, nagybetűkkel jelölt csukható szekrényekbe, illetve fiókokban kell elhelyezni. Ezek csukhatok (nem zárhatók), s egy rekeszbe két vagy több táska is helyezhető. A felöltők és ernyők számára a bejárattól balra fogasok és ernyőtartók vannak. A PF-levéltár esetében a táskák, ernyők, felöltők elhelyezésére a teremben levő fogas és ernyőtartó szolgál. Kutatási engedély és kutatási időhatár. Mind a négy levéltárban űrlapon kell kérni az engedélyt, állami levéltárakban az igazgatótól, a két egyházi levéltárban a levéltárfenntartótól. Az utóbbiak írásbeli ajánlást is kérnek. Esetemben a Római Magyar Akadémia adott ilyen levelet. — A kutatási engedély a megjelölt témára a levéltárban érvényes időhatárig szól. Ez az állami levéltárakban 30 évesnél régebbi iratokra vonatkozik, de ha személyi ügyekben keletkeztek, 50 év a korhatár, illetve ennél fiatalabb iratok kutatásához az iratképző engedélye is szükséges. (November első felében kértem egy 1953-as iratot, amelyet nem kaptam meg, mert nem volt ilyen engedélyem, de ilyet ezután sem kértem, a levéltár azonban a belügyminisztériumhoz fordult, ahon84