Levéltári Szemle, 33. (1983)

Levéltári Szemle, 33. (1983) 1–3. szám - FONDKÉPZŐK TÖRTÉNETE ÉS FONDISMERTETÉS - Szlovikné Berényi Márta: A Magyar Heraldikai és Genealógiai Társaság története: 1. rész, 1883–1921 / 51–84. o.

A pénzügyek kezelése a számvizsgáló bizottság jelentései szerint ugyan mindig pontos és hibátlan volt, (apróbb eltérések is csak ritkán adódtak) de feltehetően egy idő után már nem felelt meg a Társaság megnövekedett pénzforgalmának. A nyilvántartások (pénztárkönyv, tagok nyilvántartókönyve) nem voltak alkalmasak arra, hogy a pénzügyek állása minden részletében áttekinthető és pontosan követhető legyen. Ezért az 1890. április 24-i ülésen a számvizsgáló bizottság javaslatot terjesztett elő a pénztárnok részére a tagdíjhátralékok nyilvántartásával, a tagsággal kapcsolatos minden változás bejegyzésével kapcsolatban, s még néhány adminisztratív jellegű változtatást kezdeményeztek.

92 Az igazgató választmány indokoltnak és szükségesnek találta a javasoltakat, s bizottságot jelölt ki a pénztári ügyrend kidolgozására. Javaslatukat, melyet az 1890. november 27-i ülésen terjesztettek elő, kisebb változtatásokkal elfogadta az igazgató választmány.

93 Az ügyrend 1891. január 1-én lépett életbe. Nem tartalmazott minden vonatkozásban új dolgokat, több pontja csak a meglévő gyakorlatot rögzítette. Előírta, hogy a pénztárnok a következő könyveket köteles vezetni: pénztári napló, törzs-vagy tagdíjkönyv, alapítványok könyve, esetleges külön kiadványokról vezetett pénztári könyvek. Részletesen szabályozta a könyvek vezetésének módját, meghatározta a beírandó adatokat. A pénztárnok számára kötelezővé tette, hogy a bevétel minden rovatát mellékletekkel (nyugta, utalvány, levél) igazolja. A kézipénztárban 300 frt-nál nagyobb összeget nem tarthatott, ezen felül minden pénzt takarékban kellett elhelyeznie. A pénztár ellenőrzésével és a számadásokkal kapcsolatban még két lényegesebb javaslatot fogadtak el a következő években. Boncz Ödön igazgató választmányi tag javaslatára az 1900. február 22-i ülésen úgy határoztak, hogy a számvizsgáló bizottság jelentését a zárszámadással és a költségvetési tervezettel együtt előzetesen kinyomtatják, és szétosztják az igazgató választmányi tagok között.

94 Ez meg is valósult, s a nyomtatott jelentést és költségvetést a választmány már előre tanulmányozhatta. Az 1905. február 28-i ülésen pedig Csánky Dezső azt javasolta, hogy az évi vagyonmérleg megállapításakor a nyomdai és egyéb tartozásokat is tüntessék fel. Ezt az igazgató választmány elfogadta és a tartozásokat „szenvedő vagyon" címen bevezették a költségvetési kimutatásba.

95 Az alapszabályok 40. §-a szerint „a Társaság bevételeit képezik az alapítványok kamatai, a tagdíjak, a kiadványokból származó jövedelem és az adományok. Ezek közül a tagdíjak és a kiadványok eladásából származó jövedelmek voltak jelentősebbek. A tagdíjakból származó jövedelem 1883-ban 2170 frt volt. Ez fokozatos emelkedést mutat annak ellenére, hogy kisebb visszaeséseket is megfigyelhetünk. Az emelkedés 1908-ig tartott, ettől kezdve minden évben egyre kevesebb tagdíj folyt be, a háború alatt pedig teljesen jelentéktelenné zsugorodott. Az első két évben a kiadványok után semmilyen jövedelem nem folyt be. 1885-től azonban lassan emelkedett az ebből származó összeg. 1888-ig, a Nemzetségi Zsebkönyv megjelenéséig a Társaságnak nem volt más kiadványa, csak a Turul. Ezek szerint a tagokon kívül — akik ezt amúgy is megkapták — kevesen vásárolták meg. Majd a bevételekből megállapítható, hogy egyre nőtt iránta a kereslet, és különösen könyvtárak, intézmények 69