Levéltári Szemle, 33. (1983)

Levéltári Szemle, 33. (1983) 1–3. szám - FONDKÉPZŐK TÖRTÉNETE ÉS FONDISMERTETÉS - Szlovikné Berényi Márta: A Magyar Heraldikai és Genealógiai Társaság története: 1. rész, 1883–1921 / 51–84. o.

Működési körülmények Iroda Az alapszabályok nem tartalmaztak rendelkezést a Társaság irodájával, irattárával, levéltárával, könyvtárával kapcsolatban. Nem határozták meg ezek helyét, személyzetét, nyilvántartását. Tudjuk azonban, hogy a Társaság titkári hivatala csaknem egész fennállása alatt a Magyar Nemzeti Múzeum épületében volt. A Múzeum és a Társaság között egyébként is szoros kapcsolat volt, hiszen tisztviselőinek, elnökeinek egy része ill. az igazgató választmány néhány tagja a múzeumban dolgozott főállásban. így szinte természetes, hogy a Társaság irodája is ott kapott helyet. Már említettem, hogy a titkár volt az, aki összefogta és intézte a Társaság ügyeit, így a Társaság életének kevésbé látványos része itt, a titkári hivatalban zajlott. Ide érkeztek a hivatalos és magánlevelek, innen küldték a válaszokat és a kiadványokat, itt szerkesztették a Turult. A jegyző mindenben segítette őt, így az iroda személyzetéhez elsősorban a titkár és a jegyző tartozott. A pénztárnok még 1891-ben is lakásán tartotta a pénztárkönyveket, így, mivel otthon kezelte azokat, az iroda életében nem vett részt nap mint nap. Az iroda személyzetéhez tartozott még egy vagy több altiszt is. Az alapszabályok róluk nem rendelkeznek. A hivatali adminisztráció azonban szükségessé tette alkalmazásukat. 1883-ban, a helybeli hátralékos tagdíjak beszedését teljesítő szolgáknak jutalmat adtak. Ezek szerint legalább két szolgát alkalmaztak ekkor. Az 1884. évi költségvetési előirányzat is több szolga díjazását említi az irodai költségekkel együtt.

8 5 A Társaság költségvetésében a kiadások között szerepelnek a következők: irodai átalány, újévi ajándékok, koszorúk. Az irodaszerek beszerzése, az ajándékok, a koszorúk megvásárlása feltehetően a szolgák feladata volt. Ezeken felül a Társaság kiadványainak kézbesítése, valamint a helybeli tagdíjak beszedése is az ő munkájuk lehetett. Fennmaradt egy kézbesítőkönyv az átvevők aláírásával, mely alapján a szolgák a tagoknak, az előfizetőknek, a hírlapoknak szétosztották a kiadványokat.

86 A levelezés nyilvántartására „Levelező könyvet" használtak. Fennmaradt egy, az 1903—1920-as évek levelezését tartalmazó könyv, de feltehetően korábban is volt ilyen.

87 Az ügyvitel lebonyolítására szolgáltak még a tagnyilvántartó könyvek is. Mindezek ellenére az adminisztráció, a Turul szétosztása, a tagdíjak beszedése nem volt zökkenőmentes, amit a sok reklamáló levél bizonyít. (Az egyik, a Szegedi Múzeumot ábrázoló képeslapon „Móra igazgató" aláírással Móra Ferenc maga kérte a Turul megküldését. OLP 1483. 5. cs. Levelek, 1918.) A Társaság irattárában őrizték az említett levelező és egyéb ügyviteli könyveket, a magánszemélyektől és jogi személyektől érkezett leveleket, az ülésjegyzőkönyveket, meghívókat, gyászjelentéseket, címermásolatokat. Az ülésjegyzőkönyveket folyamatos számozással látták el. Az irodának saját írógépe is lehetett, mert egyes jegyzőkönyveket géppel írtak. A levelezéshez a Társaság saját levélpapírját használta, melyen a Társaság neve és címe szerepelt. A Társaságnak címere és pecsétje is volt, melyet az Ügyrend 5. pontjában 67