Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - VITA - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapvető problémái – és a teendők / 431–438. o.

12.80 A levéltári területen ugyanis érvényesül a funkció elve. Az irat mindig valamilyen kapcsolat létezése következtében keletkezik. A kapcsolatnak oka, célja van s ez rendszerint szervezeti formában létezik. A szervezet célja a társadalmi stb. lét fenntartásához szükséges, meghatározott cselekvések elvégzése (feladatvégrehajtás). Ez a szerv-funkció (kiváltó ok) és ebből következik az irat-funkció (kiváltó ok). Vagyis a szerv-funkció dinamikus eleme: a feladatvégrehajtás mint irat-funkció adja meg az irat osztályozási elemeinek (ld. 12.9) belső jegyeinél a tartalom jellemzőjét: a tárgyat a szempontjával (szempontjaival) együtt. Pl. a helytartótanács közoktatási-igazgatási ügyosztálya (departamentum litterario-politicum) a közoktatás ügyeit intézte, kivéve ezek gazdasági ügyeit, amelyek a közoktatási-gazdasági ügyosztályra (departamentum litterario-oeconomicum) tartoztak, de mindkettő a közép- és felsőfokú iskolák ügyeivel foglalkozott, az elemi iskolák és egyéb alsófokú tanintézetek ügyeit az elemi iskolai ügyosztály (departmentum schloraium nationalium) intézte. E szerv-funkcióknak megfelelő az egyes irat funkciója is, és adja így a tárgyat a szempontjaival együtt. 12.9 Az osztályozási elemek lényegében a forrástartományban rejlő adattartomány építőelemei, amelyek minden szerv, illetve levéltára, valamint minden irata esetében egyaránt (tehát általános fogalommal) a következők: külső jegyek, vagyis az anyagi, formai és szerkezeti elemek és a belső jegyek, vagyis az alaki és tartalmi elemek. Közelebbről pl. az iratnál (zárójelben konkrét példával): a külső jegy esetében anyagi elem az irat anyagának, formájának és az íróanyagnak az adata (papír, koncba hajtott ív, gubacstinta); formai elemek: a nyelv, faj, nem, fajta adata (magyar, eredeti, tisztázat, ügyirat); szerkezeti elem: a stílus, formula, hitelesítés (aláírás, pecsét) adata (hivatalos stílus, a bevezető egy mondata formula, Szögyén László, Czóbel Albert, helytartótanácsi papírfelzetes pecsét) — a belső jegy esetében alaki elem: a kelet, kiállító, címzett, jel adata (Buda, 1846. június 6. Helytartótanács -• K. m. Egyetemi Nyomda - Htt: 20642/1846 - ENY: 242/1846.); a tartalmi elem jellemző-lényeges része: az irat-funkció, vagyis a tárgy a korabeli szempontjaival területi, személyi, tárgyi vonatkozásban (Körmöc, Ludvigh Ignác papírkészítőmester, papírmalom építkezési tervek felülvizsgálata, korszerű technika alkalmaztatása, hollandi rajzok); járulékos elem: a feladatvégrehajtás módja, előzménye, következménye (felülvizsgálat, ENY: 537/1845., 6/1847.); végül az esetleges elem: a funkciótól nem várható adat (a tankönyv 50%-os áremelkedése). 13 Az előbb soroltak természetesen összefüggnek, szervesen és egyidejűleg vannak, és mindegyiket kielégíteni, illetve alkalmazni kell az adatszolgáltatás mindegyik munkafázisánál (ld. 3). Ennek utolsója, a tényleges adatszolgáltatás, vagyis a visszakeresés (ld. 34): a feltett — adatkereső — kérdésre adott konkrét, kielégítő — a keresett adat levéltári forrásait közlő - válasz csak a soroltak alkalmazásával adható meg. A mondottak pedig egyúttal azt is igazolták, hogy az adattartomány számbevétele, vagyis a fogalom(adat)tár elkészítése szervesen szükséges feladat. 2 A forrástartomány számbavételénél figyelemmel kell lenni a hazai levéltárak állományának egészére, még ha a Magyar Országos Levéltár iratállományára korlátozzuk is a munkát. Ezt természetesen ütemezni kell egy feldolgozási sorrend alapján. 20 A racionális munka ugyanis azt kívánja, hogy a feladat és az állomány egészét tekintve, a forrásállomány egészétől az irategyedig haladó adatszolgáltató (levéltári) szint 434