Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - Barta László: Raktári tájékoztató táblák a szentesi levéltárban / 371–374. o.

ket. (A raktárjegyzékek egy példánya természetesen az irodában van, egy a Csongrád megyei Levéltár szegedi központjában, egy pedig a minisztériumban.) Az állványokat megszámoztuk, külön a földszinten, külön az emeleten (pl. XII. F vagy III. E). A hasábok és a polcok arab számot kaptak (pl. 2/4.) Ezt a feltételezhetően a legtöbb levéltárban meglevő' rendszert fejlesztettük tovább, amikor megrajzoltuk és a raktár mellé kifüggesztettük a tájékoztató táblát. A munkálatok során a földszinti I. állvány 1. hasábjának 1. polcától (I. F 1/1.) kiindulva sorban följegyeztük minden fond helyét. Ezután a fondjegyzék alapján — a számok növekvő sorrendjében (a IV. A 1-gyel kezdve) — fölsoroltuk a raktárban levő fondokat. Ezt a két listát kellett egyesíteni a tájékoztató táblán. Mivel a fondok számjelzeteinek sorrendje és a raktári elhelyezésük sorrendje nem ugyanaz, szükség volt egy azonosító szám bekapcsolására. Ez a szám azt jelzi, hogy az illető fond sorrendben hányadik helyen van a raktárban. A bonyolultnak tűnő rendszer azonnal végtelenül egyszerűvé válik, ha magának a táblának egy részét szemügyre vesszük. A még könnyebb eligazodás végett a két táblázat fondszámait, illetve azonosítási számait egyforma színnel írtuk, az elhelyezést jelző számokat egy harmadik színnel, bár ez már tulajdonképpen felesleges is volt. Nézzük meg, hogyan működik ez a tájékoztató rendszer a gyakorlatban! Tegyük föl, hogy a kutatót az 1848-as forradalom és szabadságharc Csongrád megyei eseményei érdeklik. Azt ajánljuk neki, hogy előbb olvassa el a IV. B 101. Csongrád vármegye Bizottmányának iratai 1848—49-ben című fond fondtörténetét és raktárjegyzékét a kutatószobában, és válassza ki, mire van szüksége. A levéltáros a fond számát megkeresi a táblázat baloldali oszlopában (IV. B 101.), megnézi az azonosítási számot (4), a jobboldali táblázat 4. rovatában újra megtalálja a fond számát és az elhelyezését is (IV. F 1/3-4.). Csak le kell emelnie a kívánt kötetet vagy dobozt (el lehet érni a földről is, nem kell létráznia!), és a szükséges raktári adminisztráció után már viheti is a kutatónak. Az iratok visszahelyezése sem jelent gondot, mert minden raktári egységen rajta van a fond jelzete és a raktári egység száma. Tapasztalatból állítom, hogy a kezdő levéltári dolgozó is órák alatt jártasságot szerezhet ennek a rendszernek a használatában. 1980 tavaszán Szentesen volt a tiszántúli megyék levéltáros táj konferenciája. A megje

% lent szakembereknek tetszett a rendszer, s a szentesi levéltár munkatársai úgy érezték, hogy az elismerő szavak kárpótolták őket a hetekig tartó nehéz és egészségtelen munkáért. A sikeren felbuzdulva még abban az évben így rendezték be a Csongrád megyei Levéltár Csongrádi Részlegét (a levéltár teljes átköltöztetése után), 1981 elején pedig Szentes város Levéltárának A és B raktárát. Ezekben a raktárakban jóval kevesebb fond van, ezért a tájékoztatás bővült: a 2. táblázat rovataihoz beírtuk a fondképző nevét is, pl.: 41. V. 106. Szentes város adószedője X. 1/1-2/2. 373